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Excel 小教室 –利用函數 REPLACE 取代固定字數的內容

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看到取代固定字數的內容時,可能你會想到這個要用在哪裡,其實要用到的地方不少,比如,某個產品編號開頭是 108 年度開頭的數字,想改成西元 2019 年,就比較適合用這樣的函數,因為直接用取代的話,產品編號內如果 108 有重複第二次,那會被再取代一次,另外像是用在將姓名的中間改成 * 號,也可以用 REPLACE 來做,諸如此類的需求很多,嗯,因為阿湯又是被提問的,就順便寫一篇來分享了。

利用函數 REPLACE 取代固定字數的內容

先來弄個最簡單的舉例,我們想要將產品編號中的 108 年開頭修改為 2019 的話要怎麼做?往下來看。

可能你會想到用取代來做比較快,但如果像是電腦的編號是 10804280108,重複二次 108,用取代的話就會出錯了,所以我們得用函數來做。

像這種已經固定位置的,我們就可以用 REPLACE 這個函數來簡單達成需求,往下來解說函數怎麼用。

在 C2 放置的公式如下:

=REPLACE(B2,1,3,"2019")

B2 是指欲取代的字串位置,1 是指從文字第幾個字開始取代,3 則是指要取代掉多少個字,最後 "2019" 就是要放進去的文字,非常的簡單。

如果你是想取代名字中間變成 * 號,那裡面就會是(B2,2,1,"*"),這樣應該理解了。

最後只要將公式往下延伸就搞定了全部的內容取代囉。

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Excel 小教室 –計算二個日期之間的差異,天數、月數、年數或是年月日

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網友問阿湯的內容真的愈來愈多元,厲害的是,都是看起來很簡單,但其實不容易的問題,今天要奉獻的 Excel 教學是,如何計算出二個日期之間的差異,比如天數差多少,月份差多少,或是年份差多少等,最難的是,差異為幾年幾月幾日,沒想到這真的是大魔王,不過其實並不是太難,阿湯今天就來分享所有的日期計算方法給大家做一個參考,相信很多人都會用到,特別是要求婚的時候,總會說經過了幾個日子是吧.......

Excel 教學 計算二個日期之間的年月日差異

範例是這樣的,有個起始跟結束日期,然後我們要做的是計算天數、月數、年數的差異,最後再加個年月日的差異,往下一一的來解說吧。

先從基本的開始,首先是天數,公式如下:

=DATEDIF(A2,B2,"d")

官方的公式說明可以參考這裡,但應該一看也知道,就是計算 B2 跟 A2 欄位的日期差異,後面的 d 就是代表計算日期(天)。

以此類推,如果想要計算週數不用改什麼,在公式尾巴除以 7 就搞定了,像這樣:

=DATEDIF(A2,B2,"d")/7

再來是差異的月數,公式如下:

=DATEDIF(A2,B2,"m")

公式師前一樣,但後面的 m 就是代表計算月份。

再來是差異的年數,公式如下:

=DATEDIF(A2,B2,"y")

公式師前一樣,但後面的 y 就是代表計算年份。

以上的年月日都很簡單,各別的計算都只要一個函數就搞定,但如果是要弄成年月日並存的話,先給大家看一下公式的全部:

=DATEDIF(A2,B2,"y")&"年"&DATEDIF(A2,B2,"ym")&"月"&DATEDIF(A2,B2,"md")&"日"

要先改一下引數,先是年(用 y)、月(用 ym),最後日(用 md),這樣就可以計算出來了,結果就會變成幾年幾月幾日。

不過提醒一下大家 md 這個引數使用,其實算出來的只能算是大略值,因為這算法沒有把閏年多出來的日期加上去,如果你想要更精準的話,往下來看。

在中間再插入二欄,我們可以預先在結束時間加上閏年天數的結束時間,閏年天數的算法有點複雜,大家看看就好:

=DATE(YEAR(B2),1,1)-DATE(YEAR(A2),1,1)-((YEAR(B2)-YEAR(A2))*365)+AND(MONTH(DATE(YEAR(A2),2,29))=2,MONTH(DATE(YEAR(B2),2,29))=2)*1

再用已經加上閏年天數的結束時間來減起始時間,這樣就會準確了....但這個很複雜,想研究的再慢慢看。

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PowerPoint 小教室 –做出大量文字由大漸小然後消失的動畫

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今天要來分享一個很多人以為是要做影片動畫才能達成的東西,很多電影片的片尾常會出現底部往上跑字,而且字體會由大縮小,到中上方時還會漸層消失,其實這樣的動畫效果只要透過 PowerPoint 簡報就可以搞定,步驟不算多也不算少,只要運用一些動畫效果再加上圖形遮罩就可以搞定,有興趣的往下看吧。

PowerPoint 小教室

今天教的做動畫方式,如果熟用後,就可以靠 PPT 做出各種不同的的動畫效果,就算不會影片剪輯軟體也沒關係。

阿湯以黑底白字來做教學,所有用到的功能我不太確定哪一個版本之前會沒有,我用的是 Office 2016,給大家做為參考。

首先我們可以先建立一張黑底的簡報,然後插入一個「文字方塊」。

文字方塊就大約拉一下範圍像畫面這樣大概佔個八成吧(大約抓就好)。

接下來就在文字方塊裡填滿你想要顯示的文字內容。

按一下文字方塊後,上方會出現格式,在裡面找到「文字效果 > 立體旋轉 > 擇擇溫和鬆弛透視圖」,這時會看到文字就這樣傾斜,一個基本的樣子就出來了。

接下來再按一次文字效果 > 立體旋轉 > 選最下方的立體旋轉選項。

然後調整 Y 軸跟透視圖角度,這可以依自己需求去調整,做為範例,阿湯 Y 軸設定 320 度,透視圖為 80 度。

然後將文字方塊往簡報下方拉,讓文字的第一排剛好在簡報範圍的下方。

(如果你想要從底部的其他位置開始跑,那就再移動調整)

接下來就要幫文字方塊加上動畫效果,我們要做的是由下往上跑,在動畫裡,點擊那個最右下角的其他展開。

選擇下方的其他移動路徑。

找到「向上」,按下確定。

(其實移動路徑裡有非常多可以使用,大家平常都沒注意到)

當你選擇向上後會看到畫面中間出現二個點,紅點是指上方結束範圍,綠點是下方起始範圍,我們將紅點拉到簡報的最上方邊緣。

像這樣,紅點拉到上方的邊緣處。

完成由下往上的動畫後,我們來添加第二個效果,也就是文字由大變小。

在動畫 > 新增動畫 > 放大/縮小。

然後點擊進階動畫中的「動畫窗格」,這裡右邊會看到有二個我們前面新增的動畫,一個是路徑由下往上,一個是文字縮放,我們先調整第一個效果選項。

將平滑開始跟平滑結束調為 0 秒,因為我們不需要這個效果,所以設定為 0 秒。

接下來調整第二個動畫的效果選項。

先將大小設定為 10~20% 之間(大家可以邊調整邊看)。

然後切換到預存時間,將開始欄位選擇「與前動畫同時」。

因為預設動畫只有 2 秒非常短,你感受不出差異,我們可以將文字方塊用拉的方式加長時間,建議 15~30 秒應該比較剛好,二個動畫的時間都拉一樣的時間。

像這樣往後拉時間就會加長。

拉長相同的時間。

這時就可以點擊最左上的預覽查看一下目前為止的動畫面,確認文字由下往上跑且由大變小。

上述的步驟還不夠完整,接下來我們要做的是讓文字跑到一定範圍內後,慢慢的漸層消失不見。

我們要做的就是新增一個遮罩圖片,首先新增圖案,然後選擇矩形(其他形狀也可以,就是看你想要怎麼遮罩)。

選擇我們剛新增的圖案後,在圖案外框裡選擇「無外框」。

然後再選擇圖案填滿,選擇「圖片」,插入一張全黑的圖片(看你背景色是什麼就插入麼顏色的圖片)。

如果你不知道怎麼製作黑色圖片請直接下載:請點我

插入黑色圖片後就會像這樣,跟背景融合了。

做到上述步驟時,你試著播放看看,會是文字到遮罩圖片後會直接消失,我們接下來要做的是讓文字漸漸消失,所以我們往下來幫遮罩增加一個效果。

選擇你插入的圖片,選擇圖案效果 > 柔邊 >50 點(如果不夠漸層,就選柔邊選項自訂)。

最後做出來的效果畫面就像這樣,文字會從最下方出現,然後慢慢的往遮罩的方向慢慢變小且漸層的消失了。

今天教學的 DEMO 檔:請點我

這方式看起來好像有點難度,但其實熟用後會覺得很簡單,而且非常好用,可以用 PowerPoint 各種特別的效果。

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Excel 小教室 – SUMPRODUCT 函數實戰運用基礎(累積休假天數與未休天數計算)

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很多人遇到「多元條件」的總和計算時都會想的很複雜,但確實,Excel 的函數如果要達成多元條件成立才加總,大部份來說是不容易達成的,甚至要分好幾個函數才能做到,不過其實在 Excel 中有一個非常實用的函數叫做 SUMPRODUCT,這是一個用來計算總和以及邏輯運算合體的函數,簡單的說,當你需要滿足條件 A、B、C 時才加總 D,那麼就可以只用這一個函數來達成,前提是你要理解 SUMPRODUCT 的使用原理,往下就用個簡單的範例來為大家說明。

SUMPRODUCT 函數實戰運用基礎

範例檔這裡下載:請點我

跟大家先講解一下今天想要達成的需求是什麼,員工一共有四位,後面是休假記錄,阿湯是隨便打的,假設只要有休假就會在後面持續往下記錄,累積休假天數的部份,我們希望的結果是,可以看到某個日期為止已經累積多少休假以及未休天數,比如說李大尾到 1/3 是休假 1 天,那麼累積休假會是 1,到 1/5 時累積休假顯示會是 2,但在 1/3 那欄的累積休假仍然要維持原本的 1,「也就是計算每天目前為止的結果」。

理解要做什麼後,我們往下來實踐。

先提供 G2 的公式如下:

=SUMPRODUCT(($E$2:E2=E2)*($F$2:F2))

我們只需要在 G2 跟 H2 完成公式,後面只要往下拉就可以搞定,那麼來解說一下 G2 這個公式。

原則上今天是要講 SUMPRODUCT 的運用,所以二個欄位我都只用 SUMPRODUCT 來做,SUMPRODUCT 最基本的理解方法就是,指定一個範圍後如果給予條件,那麼就是條件式,如果指定一個範圍無其他條件那就是原始數值。

首先用 G2 來說明 SUMPRODUCT 的運作原理。

SUMPRODUCT 的每個括號裡都會是一個加總計算或者是「條件」,第一個括號 ($E$2:E2=E2) 是指 E2 到 E2 之間等於 E2 欄位值的話就為 1(這個是條件式),而阿湯第一個 E2 加上了 $E$2 就是要讓下拉時只變動後方的值,比如在 1/8 那欄,就會變成

=SUMPRODUCT(($E$2:E8=E8)*($F$2:F8))

這麼一來就可以維持著計算到「目前日期」為止的欄位,我們來說明 G3 那一格的公式,拆解後更能理解 SUMPRODUCT 的做法:

=SUMPRODUCT(($E$2:E3=E3)*($F$2:F3))

如果把他拆解之後,會是 (E2 是否等於 E3) 乘於 (F2) + (E3 是否等於 E3) 乘於 (F3),所以得到結果 (0*1)+(1*1)=1。

不知道大家有理解 SUMPRODUCT 的用法了嗎?  再舉個例:

=SUMPRODUCT((E2:E3=E3)*(A2:A3>1)*(F2:F3))

(E2 是否等於 E3) 乘於(A2 是否大於 1)乘於 (F2) +(E3 是否等於 E3) 乘於(A3 是否大於 1)乘於 (F3),以此類推,可以加入各種條件式。

所以未休天數的累積很簡單,公式如下:

=SUMPRODUCT(($A$2:$A$5=E2)*($B$2:$B$5))-G2

條件式就是將目前員工(E2)比對出 A2~A5 之間的員工後,再加總 B 欄的應休天數,但因為每個員工只有一欄應休天數,所以會很準確,最後再減掉 G 欄位已經累積的休假天數,就會得出目前為止為休天數了。

最後將 G 跟 H 的公式往下拖曳結束這回合。

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Excel 小教室 –讓單位自動換算,比如大於 100cm 後自動改為 1m

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今天有位同學來發問,他一直以來尺寸都是用公分來做為主要數值,但最近想要將大於 100 公分的值換算成公尺,不知道有沒有什麼方法?其實不是太難,只要用 IF 跟 INT 這二個函數來做即可(如果只是公分和公尺二層的話),同樣的方式還可以用在像是秒、分鐘、小時或是其他換算單位上,下次再來教大家三層的怎麼做,今天就先來看看這最基礎的做法吧。

Excel 小教室 - 讓單位自動換算

先跟大家講一下我們要做的是這個,比如原本你打的尺吋都是公分,你想要做一排來判斷如果大於 100 公分的數值就將單位改用公尺,是不是看起很簡單,但想不起來要怎麼做?

往下來看吧。

首先我這裡有二個範例,一個是已經有打單位 cm,另一個是單純的數值,我們先從右邊那個單純數值的範例。

在 F2 的公式如下:

=IF(INT(E2/100),E2/100&" 公尺",E2&" 公分")

來解釋一下 INT,這個做用是將該欄位的值整數化,所以我做的是將 E2 除以 100(看你單位換算怎麼算,如果是秒跟分鐘,當然就除以 60)後再用 INT 來取整數,比如 100/100 會得到 1,取整數就是 1,而 10/100 是 0.1 取整數後是 0。

接下來就是搭配 IF 這個函數,大概是這樣的 IF(是否大於 0,大於 0 就顯示該值,小於 0 就顯示該值),所以大於的就是除以 100 後再加上單位公尺,小於或等於 0 就是一樣公分,是不是很簡單就搞定了。

接下來,如果你已經有打單位上去呢?二種做法,第一種是先把 cm 用取代都拿掉,另一種就是靠函數來做,將上面原本公式中在尺寸的那個部份,比如在這裡應該是要

=IF(INT(B2/100),B2/100&" 公尺",B2&" 公分")

然後將 B2 這個值改為:

SUBSTITUTE(B2,"cm","")

SUBSTITUTE 就是取代某個字串,用這方法將 cm 拿掉,所以最終公式就是:

=IF(INT(SUBSTITUTE(B2,"cm","")/100),SUBSTITUTE(B2,"cm","")/100&" 公尺",SUBSTITUTE(B2,"cm","")&" 公分")

我自己是傾向先取代掉 cm 再來寫公式啦,不然長看的好煩。

此教學範例檔下載:請點我

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如何隱藏並保護 Excel 儲存格中的「公式」,避免被他人修改

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最近教了很多有關於 Excel 的函數,也解答了不少人的問題,然後呢,很有趣的,又再衍生了新的問題,有人跟阿湯說:「學了很多函數,在工作上運用做了不少實用的表格,但是總是有人不小心動到了公式欄位怎麼辦?」,一般來說,阿湯會直接將儲存格做「密碼保護」的動作,但這個還不夠徹底,今天教大家除了鎖定儲存格不被修改之外,要怎麼保留顯示儲存格的狀態下將該欄位中的「公式」隱藏起來,避免其他人盜用你的結晶或是又再不小心修改到公式。

隱藏並保護 Excel 儲存格中的「公式」

首先,將你全部要保護的儲存格都選擇好後,右鍵進入「儲存格格式」。

然後切換到最後一個「保護」的頁籤,將「隱藏」勾選起來,按下確定。

接下來直接點擊校閱中的「保護工作表」。

輸入保護密碼,下方預設勾選的二項就不用動了。

設定完成後回頭來看儲存格,你會發現裡面的公式欄都空白隱藏了起來。

當你點擊公式欄位時也會出現這個,要取消保護工作表才能進行編輯變更。

如果你要再次編輯公式,其實就是反向操作就好了,首先就是取消保護工作表後,同樣的回到最前面的操作,選取要變更的儲存格,然後右進進入格式設定,在保護裡將隱藏取消勾選後就可以再編輯囉,弄好再設定保護即可。

這麼一來就不必擔心不小心再修改到你的公式內容,或者你不想將公式給別人看到的話,就用這招可以徹底的鎖定。

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Excel 小教室 –一秒全選二列數值比對後的不同之處

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如果只是要比對數值有很多方法可以做,但比對完後,假設你想要將不同之處標註顏色,要怎麼去選擇不同數值的欄位,如果有 100 個,難道你要 100 個慢慢的點選嗎?哦不,那阿湯會在旁邊竊笑,今天要來教大家,如何一秒就選出二排數值不同之處,方便你直接修改欄位底色或是字體顏色來進行標記,真的只要一秒,學起來後患無窮,不對,是受用無窮。

快速標出數值比對後的不同之處

阿湯講的是像這樣,如果是 A 跟 B 欄要比對不同之處,比如這個範例裡,不同的是 B5、B8、B10,正常來說你會按住 Ctrl 後一個個選擇,往下來教大家更快的方法。

首先,我們將二排比對數值的欄位全選。

再來是見證奇蹟的時刻,按下「Ctrl + \ 」,一秒就會幫你標出不同的數值了,這是一個超實用的快速鍵。

接下來你就可以直接加底色、改字色等,來標註這些欄位。

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Excel 小教室 –你知道將表格「Ctrl + T」之後可以讓表格更好用嗎?

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今天算是來教大家快速美化表格跟活用表格的方法,Excel 教學雖然寫的不少,但這類的「快捷鍵」基礎,其實是最簡單易學也相當實用,阿湯要不是最近邊翻著 Excel 的內容,不然早就忘記了這一堆實用的內建功能,今天要來分享的是用「Ctrl + T」快速美化表格之餘,還可以透過後續更加活用表格,能做的事很多,今天就先挑出幾個較基礎的技巧給大家先練習一下。

Excel 教學 - 表格「Ctrl + T」小技巧

首先,這是我們的原始表格,非常的陽春沒什麼特別的,往下來看。

全選你的表格內容後,按下「Ctrl + T」,然後勾選有標題的表格(如果有標題的話),按下確認。

接下來表格就會長成這副德性,是不是變的好看多了。

如果你想要變更表格的顏色配置,可以點擊表格任一欄位後,在上方的設計裡變更表格樣式。

那麼 Ctrl + T 除了美化之外,這美化完後我們可以做更多事,比如,同樣點選表格欄位任一個後,在上方設計裡,找到「插入交叉分析篩選器」,然後選擇一個你最常需要篩選的標題,比如我是勾選借閱人(可以多個)。

就會看到有一個浮動的篩選器可以使用,再往下來看。

那個浮動篩選器可以很直覺的,點哪一個就篩選哪一個資料,比你從標題下拉篩選來的快很多。

小技巧三:同樣選擇表格任一欄位後,在設計裡,將「合計列」勾選起來,就會看到表格的最下方出現合計欄位,不過這不只是可以做加總。

在合計的欄位下拉你就會看到,還可以做平均值、項目個數、最大值、最小值等,功用很多。

好啦,大家有沒有發現把表格 Ctrl + T 設計化後,可以做的事很多?今天阿湯就先簡單分享三個最常用到的小技巧給大家,待我再整理一下,分享更加進階的 Ctrl + T 之後的用法給大家。

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Excel 小教室 –必記的 6 個基礎快速鍵,提升你使用表格的效率

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前幾天分享的「Ctrl + T」大法,有湯粉們反應說很好用,但有些有點難度,問說有沒有一些推薦的基礎快速鍵,阿湯又再度思來想去,挑出了六個我自己也很常用的快速鍵組合,當然不包括 Ctrl + C/V 這種大家應該已經用的不要不要的快速鍵,一開始可能會不太習慣或是記不起來,常用後你就會發現快速鍵是另一個天堂,可以大幅的幫助你在製作表格或操作時更加的有效率。

必記的 6 個基礎快速鍵

第一個:ALT + Enter

這是在同欄位換行使用的快速鍵,還蠻多人不知道怎麼在 Excel 中同欄位換行,所以我也把他列了出來了。

第二個:CTRL + SHIFT + 方向鍵(上下左右)

以下表為例,選擇王小明那欄之後,按下 CTRL + SHIFT + 方向下,就會選擇包括王小明以及往下有內容的欄位,如果是方向鍵下連按二下,就會往下選擇所有的欄位 。

第三個:CTRL + 方向鍵(上下左右)

用來快速跳至該列或行的最前/最後面,比如選擇王小明後,按下 CTRL + 方向鍵右,就會跳到最右邊的欄位。

第四個:CTRL + D 或 R

比如選擇 B2 的欄位後,按下 CTRL + D,就會去複製上方的內容,以 C4 欄位來說,按下 CTRL + R 就會去複製左側的內容。

第五個:CTRL + F 或 H

這也是超常用到的,CTRL + F 就是呼叫搜尋功能,CTRL + H 則是呼叫尋及取代功能。

第六個:F4

在 Excel 裡製作表格時,很常都會做同樣重複的內容或操作,其實你可以用 F4 來重複上一次的操作內容,比如我在第 4 行那插入一行,如果我要持續插入空行,可以不用一直右鍵插入,只要按 F4 就可以了,或像是改字色、加背景色等,有多個要修改也可以透過 F4 來更快的搞定。

還有什麼 Office 相關問題或需求,也歡迎提出讓我知道,當然我也不會佛心的解答所有內容,看狀況囉。

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PowerPoint 小教室,讓文字「等高」呈現,不論中英文大小寫、數字

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在 Office 中,很多功能都是 Word、Excel 及 PowerPoint 共用,最近阿湯發現在 PowerPoint 功能中,有一個實用的功能「等化字元高度」,居然只有 PowerPoint 獨有,簡單的說明一下,比如你的文字大小同為 60 的大小時,英文的大小寫 ABCabc 會不同高度,但有時你可能會為了美觀想要等高,就會利用手動拉高或透過不同字型大小來調整,而這個等化字元高度就是自動幫你拉到等高,不需要自己調整。

PowerPoint 文字等高化功能:

給大家看一下範例,第一行是原本的文字樣式,後面的大小寫會有高低的落差,第二行是使用等化字元高度後的樣子,全部的文字都會等高。

這個要怎麼使用呢?只要選取要等化高度的文字後,右鍵進入「字型」。

將「等化字元高度」勾選起來,按下確定。

這樣就大功告成了。

另外值得注意的是,並非全部的字型都會支援,像阿湯選擇 Adobe 繁黑體就沒有等高。

第二個注意的是,如果你的文字像這樣有不同字型大小,那麼想要等化高度要一個個選擇分開調整嗎?答案是不用,一樣右鍵字型進入勾選等化高度後就搞定,往下來看結果。

等化後會像這樣,相同文字大小的會一起等化,所以像這裡有三種字型大小,三種就會分開等化,不用一個個選擇,可以直接全選哦。

目前這功能只有 PowerPoint 獨有,希望 Word 跟 Excel 也能加入啊。

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螢幕錄影不求人,PowerPoint 內建螢幕錄製功能,你用過了嗎?

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最近因為很多人都來問阿湯有關於 Office 的問題,但十個有九個在錄製畫面操作發問時,全部都是用「手機」錄影給我看,第一:畫質超差,我完全看不到你要問的是什麼,第二:手超晃,我看到都暈了要怎麼回答你問題。但如果跟你說去安裝個螢幕錄影軟體後,你一定會問我有沒有推薦的,跟你推薦後又會問我要怎麼用,嗯.....真的是沒完沒了,所以今天來教大家一個最簡單的螢幕錄影方式,既然你都會問我 Office,肯定也有安裝 PowerPoint,其實內建就有螢幕錄影功能了,來看看怎麼用。

PowerPoint 內建螢幕錄製功能

我用的是 Office 2016 版本,給大家參考,螢幕錄製功能在「插入」>「螢幕錄製」。

點擊螢幕錄製後,PowerPoint 會自動最小化,在最上方出現錄製工具列,預設是錄製全畫面,你也可以自選範圍,另外還可以錄製聲音跟滑鼠指標,其實基礎需求都有了。

選取範圍像這樣,可以任意選取你螢幕的任一區域。

當你按下錄製鍵後會倒數三秒,然後開始錄製,錄製之後如果要結束,直接按下組合鍵 Shift+Windows鍵 +Q 就會結束錄製畫面。

錄製完成後,會自動將你錄製的影片嵌入簡報裡,透過內建的功能還有蠻多可以調整的部份,像是色調、邊框、剪裁或效果等。

錄製完畢後,如果想要匯出額外使用,只要在影片右鍵另存媒體就可以了,檔案會是存成 mp4 影片格式。

這樣學起來了嗎?下次問我的時候,記得可以用這招錄製,不要再用手機啦。

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Word 小教室 –快速將「大綱標題」放置到所有分頁上,不需要一個個貼上

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阿湯自己在 Word 編輯大量內容時,一定都會先制定好大綱,然後將標題先列好在所有的分頁上,這樣當我一直往下編撰的時候,就不需要回頭看下一個標題是什麼,只要一直往下做就好,最近剛好在寫些東西,順便來跟大家分享一個小技巧,因為很多人應該在編寫內容時,當換了一個標題內容時,就會回到第一頁看大綱,或者才將標題複製貼上,其實一開始只要做一個小動作,就會自動將所有的標題先幫你放置到全部的分頁上,非常簡單。

快速將「大綱標題」放置到所有分頁上

慢慢的看下去,你就會知道阿湯在說什麼。

首先,先在第一頁列好所有要編撰的標題或是大綱。

然後弄好需要的標題格式、字型大小、置中等需求。

接下來全選標題後,右鍵進入「段落」。

在頁籤「分行與分頁設定」中,將「段落前分頁」勾選起來後按下確定。

接下來神奇的事情就發生了,剛剛在第一頁列好的標題們,就依序的分發到每一分頁的最開頭去了,是不是很實用的一個小技巧呢?

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Word 小教室 –一次全選「相同格式」的內容,批次編輯文字格式不必一個個來

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今天分享的這個小技巧跟前陣子分享快速將標題分頁的方式有著異曲同工之妙,不知道大家有沒有經驗是,當你打完整份文件後,將標題、內容、小標題等格式都處理好了,但經過主管的指示後,希望全部的標題文字想要大一點,內容文字小一點之類的,然後你就認命的一個個將標題選擇後修改文字大小,再一段一段的將內容選擇後修改大小,今天學完這招後,就不用再這麼麻煩,教你一次選擇「相同格式」的內容,方便你一次性修改。

一次全選「相同格式」的內容

範例就像這樣,通常我們在編輯 Word 內容時,如果比較冗長的內容應該就會有像這樣規律的分類,當如果完成後,你想要再修改某一內容的文字格式,我看很多人都會一個個選擇慢慢修改,今天就是來教大家這個,比如一次全選標題一,或全選內容一,就能一次性來修改內容格式,不用一個個來。

首先選擇要全選的格式,比如標題,然後在右上角選擇「選取」,再選擇「選取格式設定類似的所有文字」。

登愣,一次就全選完了,接下來你就可以去修改字大小、顏色等,不需要一個個選擇了。

同樣的,如果你只是想變更所有跟內容二一樣的字體或大小等格式,一樣選擇內容二後再做同樣的步驟,就可以全選起來,這麼一來就可以隨時修改文件裡的內容格式,事後再調整也是沒問題的哦。

 

 

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Excel 小教室 –複製表格到另一個工作表時,如何保留原始欄寬不變動

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阿湯這邊又收到來自 A 市民的發問,我覺得算是個大家平常又不太會注意到的基本小技巧,當我們在複製表格時,應該都有發現,如果我貼到另一個檔案,或另一個工作表時,欄寬都不會跟隨原表格,全都縮回去預設的欄寬,如果是統一欄寬可能還好,只要全選後設定,但如果是不統一呢?今天就來教大家如何在複製表格時保留欄寬或原格式設定吧。

Excel 教學 - 複製表格保持原欄寬

大概簡單的範例像這樣,這是最原始的樣子,我們在原表格假設 C 跟 E 的欄寬是比較寬的,然後複製該表格。

當我們到新的工表貼上時,你會發現 C 跟 E 的欄寬並沒有跟隨複製過來,往下來看應該怎麼做。

大家注意一下,當我們在新的工作表上貼上複製的表格時,在右下角會出現一個複製的選項小圖示,下拉後選擇「保持原始欄寬」。

就會看到 C 跟 E 的欄寬也跟隨過來了,不需要手動再調整一次。

另外像這個選項中還有個「連結儲存格」,選擇後只要原始表格有更新內容,該表格也會同步更新,是很好用且實用的小技巧,快學起來。

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Excel 小教室 – 複製表格到另一個工作表時,如何複製原始「列高」設定

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前天分享了複製表格時,保留「欄寬」的方法,其實我印象中很久以前,那個方法是通用欄寬及列高的,但不知道為什麼現在只對欄寬有作用,果然就有人來問阿湯了,要怎麼將列高也複製過去呢?阿湯想了一下,想到一個我很久沒有使用的功能,叫做「格式刷」,可能你每次用 Excel 都會看到他,又或是遠在天邊近在眼前,但你從來不去點擊使用看看,往下來教大家怎麼用格式刷來保留表格的列高設定。

複製表格時,保留複製原始「列高」設定

如果你還沒看過欄寬設定的,可以先參考下面這篇,再繼續看下去:

Excel 小教室 – 複製表格到另一個工作表時,如何保留原始欄寬不變動

先再跟大家講一下,當我們複製表格時。

貼到另一個工作表,如果用欄寬那方法,就只有欄寬會比照原表格,往下來教大家多一個步驟,將列高也複製過去。

在原始表格全選表格的左邊全部的行數,比如這個表格有 4 行,將他全選起來(是整行全選),然後按一下上方有個小刷頭圖示,也就是「格式刷」功能。

接下來到複製過去的表格,一樣全選 1~4 行,放開滑鼠時,就會看到列高也複製過來了,就這麼簡單,快去試看看。

 

 

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Excel 小教室 –三個忽略錯誤值(或非數值)進行加總的方法

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阿湯下凡來解答.........這是哪門子的古早節目我忘記了,好啦,不是太重要,有網友問到,當在數列中有錯誤值或數值不存在時,要怎麼進行加總剩下的數值,在回答的時候我提供了 SUMIF 的用法,條件設為大於 0 就可以了,然後過了五分鐘後,我自己奴性太重的,又想了額外的二種方法可以做到(其實不只啦),所以今天來分享一下三種可以忽略錯誤值的加總方法,給大家做為參考,因為三種用法各有不同。

Excel 教學 - 三個忽略錯誤值(或非數值)進行加總的方法

方法一:=SUM(IFERROR(C2:C10,0))

我們用最基本的 SUM 來做,但為了要忽略掉錯誤值或非數值的部份,所以後面的內容要加入 IFERROR 這個函數來判斷,只要是錯誤的話,數值就被認定為 0(第三個參數),所以遇上錯誤時會是 0 的方法來進行加總。

Excel教學

方法二:=SUMIF(C2:C10,">0")

這就是前面一開始提到的,最簡單的做法,只要用 SUMIF 並加入條件 >0 就可以了。

Excel教學

方法三:=AGGREGATE(9,6,C2:C10)

這是一個很特別的函數,第一個參數 9 跟第二個參數 6,可以到 Office 官方說明頁面裡查詢:請點我,9 代表是加總,6 則是代表忽略錯誤值,想知道更多數值的代表意義在官方說明頁面可以查看,AGGREGATE 其實是很強大的一個複合式函數,只要變化數字就可以有不同的功用。

Excel教學

以上三種方法各別學會後,還可以用在更多不同地方,任何問題也歡迎提出向阿湯詢問。

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Excel 小教室 –利用 Word 快速將單欄多行數據拆分至各別欄位

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今天分享的這個小技巧也是剛好有人發問的,假設我的資料複製到 Excel 之後,多行資料全部都在單一欄位裡,但如果想要拆分到各別欄位要怎麼做?其實可以用函數來達成,但是不必要那麼麻煩,這算是一個非常冷門的技巧,身邊還沒看過有人用過,如果是資深 Word 用家可能知道可以這樣做,好啦,不囉嗦,往下就來說明一下這次要教學的內容,以及應該要怎麼做,就不用透過函數來達成。

利用 Word 快速將單欄多行數據拆分至各別欄位

先說一下需求,這次網友問的是,像這樣資料都擠在 A1 ~ D1 欄位裡,我要怎麼將他拆到比如 A4~A7 這樣的各別欄位。

函數的做法有點麻煩,我就不多介紹,直接用個簡單的技巧來達成。

首先將要拆分的內容複製。

打開 Word 後貼上剛剛複製的內容,如果你的表格沒框線就會像下圖(上)的部份,如果有框線就會是下圖(下)。

接下來按下組合鍵 Ctrl + H,打開尋找及取代功能,要尋找的值請輸入「^l」,取代的值輸入「^p」,按下全部取代。

取代完成後你可能看不出來差異在哪,仔細看一下文字後方的箭頭,從原本 Shift + Enter 的符號變成了 Enter 後的換行符號,看到這裡應該懂我在做什麼了。

接下來將取代完的內容再複製起來。

回到 Excel 貼上到你要拆分的欄位。

就會像這樣完成拆分囉,很簡單吧,不需要使用任何函數,速度快很多,相信大家也比較記的住。

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Word 小教室 –「手動」調整表格必學的三個小技巧

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Excel 被問多了果然還是會換個 Word,其實問題是這樣的,當在調整 Word 的表格時,要怎麼樣才能夠「平均」的做整體調整,比如只拉某一格的線,就只有那排會動,其他都不會同步變化,對於調整表格有點麻煩,但其實 Word 在調整表格時,只要加上「按鍵」就可以做到不同的調整方式,今天就來快速的教大家三個 Word 表格必學的小技巧,學起來後調整表格零難度,之後再教大家一些「自動」的方法。

Word「手動」調整表格必學技巧

首先給大家看一下,可能你平常在弄表格時,肯定會像這樣,拉的超不平均,一格一格的拉到快往生對吧...

第一招:按住 Ctrl 鍵後拉表格線

按住 Ctrl 後,往左或右拉都可以,你會發現你調整的那條線往左或右時,其他的表格都會跟著「等比」變動。

第二招:按住 Shift 後往左或右來拉動

當你按住 Shift 後拉動線,你會發現只有當下那格會變動,其他表格會整個跟著移動。

第三招:在右下角直接拖曳放大縮小表格

這招是用來直接縮放整個表格使用的,只要滑鼠移到表格最右下角後會出現縮放的游標,直接拉動就可以放大縮小了。

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Word 小教室 –利用萬用字元將帶有數字編號的文字項目快速分行

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在網路上有時複製一些內容,貼上在 Word 時,你會發現變成 1.XX 2.OO 3.PP 這樣一整行在一起的內容,而不會一行一組文字的分開,像這種內容的整理,很多人的做法就是用滑鼠點擊要分行的地方後再按 Enter,如果項目不多可能沒什麼差,花不了多少時間,但如果有 100 個項目的話真的按到死,好死不死前二天在咖啡廳就看到有一個人在整理文件就是這樣做的,今天阿湯來教大家利用萬用字元尋找並取代,就能達到快速分行的效果。

利用萬用字元將帶有數字編號的文字項目快速分行

首先給大家看一下範例就像這樣,找到的內容是像這樣一整行就包括了全部的項目,我們往下來看要怎麼進行整理。

阿湯是用 mac 版的 OFFICE 操作,介面可能稍稍不同,但基本上是大同小異。

首先按下 Ctrl + H,開啟尋找及取代,然後在選項下拉進入「進階尋找及取代」。

在下方先勾選使用萬用字元,然後在尋找目標的地方輸入「([0-9]{1,2})」,取代的地方輸入「^p1」,按下全部取代。

這邊說明一下萬用字元,[0-9] 是指只要符合數字就算,{1,2} 則是指幾位數都算,假設我設定 1,2 那就是 1,01,02,11,21 都是算在內。

取代的部份 ^p 本身就是換行,後面加個 1 是則可以讓原本的數字編號保留著。

這麼一來一次就可以將這整行帶有數字的項目一次變成一行一行的排列好囉。

萬用字元的運用很廣泛,我們先從最基礎的數字開始,大家也可以 Google 一下萬用字元的運用,學會後,以後整理內容會非常方便。

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Word 小教室 –認識表格的「自動調整」功能,製作表格更方便

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前幾天分享過 Word「手動調整」表格的幾個小技巧,主要是針對需要個別調整欄寬的時候的做法,但當表格內容很多的時候,可能你會想要一次到位,不要花那麼多時間在調整表格上,今天來分享一下,也鮮少看到有人在用的表格「自動調整」功能,主要包括有三個自動調整方式,依據不同的需求可以一次幫你將表格調整好,包括像是表格不留空,表格自動放大至最大寬度或固定欄寬等,往下來看看怎麼使用。

Word 表格的「自動調整」功能介紹

好的,今天的表格範例,阿湯就稍稍的簡易弄一個給大家看一下,假設我們今天有這樣的表格,如果希望所有的欄寬都是緊鄰文字大小,或者原本是表格調整過邊界後要怎麼將表格再自動放大到最大寬度,往下我們一一的來看一下,今天要分享的自動調整功能。

Word教學

首先,我們來看看要怎麼讓表格欄寬自動跟隨文字大小的寬度,選取表格之後,點擊上方的「版面配置」,就可以找到有一個功能叫做「自動調整」。

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下拉後,第一個「自動調整成內容大小」,那麼所有的欄寬就會依你的文字寬度自動調整。

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第二種,「自動調整成視窗大小」,也就是看你的版面寬度有多少,選擇後就會自動將表格等比的往左右拉至邊界處。

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最後一種我覺得蠻常用到的,就是「固定寬度」,平常我們做好表格後,如果某一欄位的內容過長的話,會把表格撐開,讓二邊的表格縮減欄寬。

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這時我們可以利用第三個自動調整功能「固定欄寬」。

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那麼接下來你在欄位裡不論怎麼輸入內容,就會一直往下換行,而不是再把二邊擠過去了。

這樣了解了自動調整的三種用法了吧?再加上先前手動調整的三個技巧,應該讓你對於表格調整上可以無往不利了。

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