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使用 Excel 編輯通訊錄，大家最常問的問題就是手機號碼前面的「0」不見了，阿湯在「Excel 小教室 - 手機號碼前的零無法顯示？你該知道的 N 個儲存格設定」這篇有提過，先更改儲存格格式就能解決，不過不同的儲存格格式也會影響到一些基本操作，今天除了教大家幾種分段顯示手機號碼的方法：將「0912567567」變成「0912-567-567」，也會順便再提到關於「0」的設定，往下看。

手機號碼分段顯示的幾種方法：

假設我們要將連續的手機號碼，修改成分三段來顯示，怎麼辦呢？

第一種狀況的前提是，還沒有處理「號碼第一個 0 不見」的這個情況，選擇整欄後右鍵 → 儲存格格式。

切換到「自訂」類別，在類型的地方輸入或直接更改其他項目，變成「0000-000-000」，在你輸入的同時，上面的範例也會一起變更。

或是切換到「特殊」，在底下選擇「行動電話、呼叫器號碼」，就可以看到範例改變了。

第二種情況，如果你在處理號碼前面「0」不見的時候，已經更改了儲存格格式，那接下來使用同樣的方式，就會有些微的差別。

不管你將格式改成自訂或特殊，範例的地方都不會同時改變，那是不是失效了呢？點確定看看。

其實不會，只要用滑鼠在儲存格點兩下，還是會變成想要的樣子，一個個往下點來更改，有點小麻煩就是了。

補充說明，正常來說當你將號碼那欄的格式改成「文字」，格子左上角就會出現綠色的標記，可以進入選項 → 公式 → 錯誤檢查，將「啟用背景錯誤檢查」這條取消勾選，就不會顯示礙眼的綠色啦。

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關於 Excel 中，儲存格的「分割」與「合併」前一陣子阿湯做了不少分享，以分割來說，資料剖析可以用建立分欄線的方式來切割文本，2013 以上的版本也能使用快速填入來處理，而合併的方法用函數「CONCATENATE」或是符號「&」都各有優缺點，就看大家選擇，今天要介紹「PHONETIC」這個函數，可以讓多個來儲存格全部合併到一格，速度比前面的方式快超多，往下看範例。

函數「PHONETIC」介紹與應用：

這是一個特殊的函數，原始用法是用來從文字字串中抽選注音標示（假名註解）字元，假名指的是「日文片假名」，語法如下：

=PHONETIC(reference)

reference 必要。這是文字字串或是對包含假名註解文字字串之單一儲存格或儲存格範圍的參照。
如果 reference 是特定範圍的儲存格，會傳回在左上方範圍之儲存格內的假名註解文字字串。
如果 reference 是特定範圍的非相鄰儲存格，則會傳回 #N/A 錯誤值。

我們這邊要用來處理下面的例子，假設我們要將組別、組長、表演內容合併到同一個儲存格，不用 CONCATENATE 或 &，輸入「=PHONETIC」。

然後選擇所有儲存格，完整寫法是：

=PHONETIC(A2:C6)

這樣就全部合併在一格了，如果覺得全部擠在一起不好辨識，可以在輸入內容的時候就做好安排。

加入空格和符號，讓文本更清楚，再輸入同樣的公式。

完成，再按需求做其他編輯吧，這種做法要注意的是，PHONETIC 是按照先行後列、從左到右、從上到下的順序進行合併的，同時在合併的過程中，函數會自動忽略公式、數值、錯誤值。

最後來看一下跟其他方式的比較：

函數 CONCATENATE

= CONCATENATE(A2,A3,A4,A5,A6,B2,B3,B4,B5,B6,C2,C3,C4,C5,C6)

符號 &

= A2&A3&A4&A5&A6&B2&B3&B4&B5&B6&C2&C3&C4&C5&C6

函數 PHONETIC

=PHONETIC(A2:C6)

誰比較快，一看就懂。

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Word 有不少隱藏版功能，有的阿湯也不知道，相信大家也不可能一開始什麼都會，都是一樣慢慢摸索，學到好用的就分享給大家，像隱藏圖片、取代、群組圖片等，有的可能看起來微不足道，但如果懂得運用可能會在關鍵時刻發揮極大效果，今天要介紹 10 項小技巧，包括：切換功能區、大綱模式、雙擊以輸入文字，圖表轉換、方程式，活用剪貼簿、翻譯、調整字距，檢查文件及隱藏文件，往下看吧。

你不可不知的 10 項 Word 隱藏版小技巧：

以下用 Word 2016 版來作示範，大部分功能 2013 甚至 2010 版就有，如果你找不到這項功能，那應該就是版本不符了。

切換功能區來集中注意力

有些時候我們需要用一些小技巧來集中注意力，例如調整上排的「功能區」，當你文字越打越多擠滿了畫面，或是包含圖片表格等亂七八糟的東西，可能會需要更清爽的版面來釐清思緒，這時候我們可以取消固定，改以摺疊的方式讓功能區自動隱藏，需要的時候再點擊頁籤讓它出來。

使用大綱模式

如果你的文件內容相當長，編輯起來一定更加不容易，這時候可以在檢視的地方選擇「大綱模式」，再經由分層和重新排序來編輯你的大鋼，這樣的模式也可用在找特定的內容，快速建立草稿或格式化，增進工作效率。

雙擊以任意輸入文字

這個功能比較不好示範，簡單來說就是你可以把 Word 當作草稿，這種草稿是相當自由的，只要在頁面上點兩次左鍵（尺規有開的話同時也會出現定位點），就可以輸入文字並不受「位置」的限制，也就是說你可以將頁面當作繪圖區的畫面，進行心智圖或各種圖表的繪製，隨興的編輯可能會激發更多靈感，不過這一切都要在 Web 版面配置下才能使用。

將數據轉為簡單的圖表

有兩種方式來插入圖表，第一種是從插入頁籤 → 圖表，另一種就是從插入 → 物件 → 建立新物件，並選擇 Microsoft Graph Chart，自動匯入內容後再行編輯，如果數據相當龐大，建議還是用 Excel 編輯吧。

插入方程式

內建的方程式其實很強大，常見的各種公式、定理都能找得到，可以充分利用來設計自己的數學、物理或化學高級方程式，還支援筆跡可以用寫的來輸入，阿湯不禁想：沒這項功能以前的老師們，是怎麼出題目的呢？

活用剪貼簿

Word 內建的剪貼簿可以保留 24 個項目，將小箭頭點開後可以看到最近剪取的內容，包含文字及圖片等，並選擇個別或全部貼上、清除內容，也能移動視窗放在想要的位置。

翻譯文件

應該不少人習慣將要翻譯的文字手動複製，再貼到 Google 翻譯網頁上，其實微軟翻譯也不錯用，在校閱頁籤點開「翻譯」，選擇整篇線上翻譯、只翻選取文字或迷你翻譯工具，不確定的話可以跟 Google 比較看看結果。

調整字距

點開字型旁邊的小箭頭開啟設定，到進階區看到字元間距，再根據需求更改間距、位置及多少點以上套用，以獲得更好的視覺效果，當你在 Word 上設計大字體時，字距就變得相當重要，像是電子書封面、論文封面等。

檢查文件

從檔案 → 資訊 → 檢查文件這項，點開查看問題 → 檢查文件。

勾選要檢查的項目後按下檢查，結果出來顯示驚嘆號的項目就是有問題的部分，可以在這裡移除內容，或選擇回到文件去更改，通常會用在共用的文件，如果你擔心透漏的什麼隱私或安全相關的內容，就可以用這個方式。

隱藏內容

Word 的文字是可以隱藏的，選取要隱藏的部分後再點開字型設定，勾選「隱藏」，底下也能預覽確認一下內容，可以用在設計測驗，或只是想隱藏一些不想被看到的話。

就像這樣的 Q&A，可以隱藏答案之後列印出來，顯示答案後再印一遍，這樣的話就可以相當輕鬆的完成題目卷和答案卷了。

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前陣子發表「手機號碼分段顯示的幾種方法，最前面的 0 有沒有顯示也有差」這篇，竟然有人跟阿湯說太簡單了，可是真的有人不知道地方設定，然後手動一個個輸入的啊…這次乾脆把手機和電話號碼其他會碰到的狀況，加在一起講一講，包括開頭放上國碼「+886」、前兩碼加「（）」，還有上次說過的「-」，有人喜歡分三段有人就要分兩段，通通一篇解決，不管是先輸入再改內容，或先改格式再輸入都略有不同，往下通通教給你。

電話號碼的各種狀況示範：

上次那篇有人說名字太明顯，怕大家以為是真的，這篇就順便把這些女模的名字碼一下，如果你還沒輸入內容，就先改格式，點「其他數字格式」。

到自訂區，輸入類型：

“+886”#########

後面九個 #。

再開始 Key 數字，按 Enter 就成功把第一個 0 取代成 +886 了。

如果已經填好數字，並且在預設的通用格式之下呢？

一樣在自訂類型輸入“+886”#########，你會發現因為已經有內容，所以也會同步顯示更改後的範例。

確定後就完成啦，這時候格式也變成自訂了。

再來是把手機號碼前的 0 放上去，並在第四碼及第五碼中間放上「-」，輸入：

0###-######

比較一下，通用格式時消失的 0 除了可用改文字格式來更正，也能用這個方式，還可以加上「-」（不加也可以，就變成：0#########）。

換市話，在通用格式之下前面的 0 都會在你輸入後消失，那要怎麼變成右邊那張圖呢？

兩個方式，直接從「特殊」裡找到一般電話號碼（7 位數或 8 位數），或是用自訂輸入：

(0#)####-####

這樣就 OK 了，但兩種方式顯示出來的括號有些不一樣，可視需求更改，還有我們都是用格式來影響顯示，所以紅框中的原始數字不變是正常的。

那如果名單中有 7 碼的怎麼辦？同樣的格式 Enter 後會變成右邊這樣啊。

就刪掉一個 #，或從前面提過的特殊格式中，套用一般電話號碼（7 位數）即可，可是會變成上下兩行格式不一樣，建議在編輯前先將兩種位數的號碼分開來更改，或是標清楚是哪種樣式（改顏色之類），不然人數一多你絕對眼花。

總算完成了，加上前篇教過的三段式，大致分四種，相信將來不管號碼長怎樣都難不倒你，選擇你要呈現的方式，學起來。

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PowerPoint 中有不少尚待挖掘的隱藏版功能，尤其隨著不斷升級，最新的 2016 版更是令人驚艷，除了各項基本功能的提升，光豐富的動畫效果和 SmartArt 圖形就很好玩，今天要講的「合併圖案」大家可能沒什麼頭緒，但如果當圖庫沒有你要的形狀，或是簡報製作上想求新求變，就可運用這項功能中的聯集、合併、分割、交集、減去，這五項來搭配設計，往下看阿湯的示範吧。

PowerPoint 2016「合併圖案」介紹：

先插入要使用的圖案，建議不要用太複雜的圖，先拿基本的來練習。

阿湯就插入一個矩形和一個笑臉，將兩個圖案部分重疊後全選，再切換到格式，點開合併圖案選單，再選擇要進行的動作。

下圖分別是聯集、合併、分割、交集的處理結果，如果有用過 Illustrator 的朋友應該會比較熟悉這些功能。

前面這樣示範實在太簡單，沒什麼挑戰性做出來也不知道要幹嘛，那再換個樣式，圓形加四個愛心擺一擺，再加個漸層紫色好了，點合併。

合併後完成中間那個圖形，再畫個圓放在底下，因為阿湯是很隨意在做的並沒有對很齊，大家實做的時候再依需求去設計。

將兩個圖案分割出來，就可以拿來做其他設計。

進入設定圖案格式，加個陰影並調整細節，再套用立體的浮凸樣式，改個顏色。

設計好之後可以按右鍵 → 另存成圖片，之後可以再拿出來用。

或是直接運用到簡報，輸入標題等文字再換背景色，阿湯就簡單排版完成這個封面，希望大家再跟阿湯分享自己的成品哦。

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這篇文章 PowerPoint 2016 的合併圖案功能你用過嗎？教你怎麼自創形狀來設計簡報最早出現於就是教不落 - 給你最豐富的 3C 資訊、教學網站。

PowerPoint 裡的 SmartArt 工具是編輯圖片的好幫手，你也可以套用一些線上模板後再下載檔案，不過其實很多小技巧不用安裝任何東西，只要使用內建功能就能達到不錯的效果，上次用 PicArtia 將想用的照片由小圖拼成大圖，阿湯想如果是換成將大照片嵌進文字中，做出類似 PS 遮罩的效果應該也蠻有趣的，大家應該也有看過這種設計吧，大致上有兩種方式可完成，來看阿湯的示範。

如何將照片嵌入文字？

開啟一張空白投影片後，到插入 → 圖案 → 文字方塊，選擇要直書還是橫書。

編輯文字，然後選擇租一點的字體，拉到適合的大小。

點文字框按右鍵 → 設定圖案格式。

切換到文字選項，點選「圖片或材質填滿」後插入檔案。

直接填入預設的圖片，這是第一種方式，但缺點是無法選擇顯示出的是哪個部分。

第二種方式，阿湯改了一張底圖再以同樣的步驟嵌入，勾選「將圖片砌成紋理」，就可以藉由 X 軸與 Y 軸的位移，來調整字體中要顯示哪些部分的底圖。

第三種方式，插入圖片並放到文字底下，這時候就可以任意移動圖片，字體遮蓋的部分就是會顯示的部分，按住 Shift 同時選取文字與圖片。

到合併圖案，選擇「交集」（更多合併圖案方式可參考這篇）。

完成囉，如果覺得位置不好，可以再回到上一步重新調整。

或者想換一張背景也相當容易，右鍵變更圖片即可。

進階運用，阿湯將 SEA 三個字母拆開來，分別進行處理。

利用前面的方式，分別插入三張不一樣的圖片。

完成囉，第一張 S 是海龜圖、第二張 E 是海豚、第三張 A 是熱帶魚，真的是很豐富的 SEA 啊。

加入喜歡的背景，可以用內建的投影片主題。

或是其他圖片、紋理、漸層，再加個副標題，就是一張與眾不同的設計，很適合拿來作首頁，大家試試看。

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這篇文章如何將照片嵌入 PPT 文字中，製造出與眾不同的填滿效果？最早出現於就是教不落 - 給你最豐富的 3C 資訊、教學網站。

現在老師們應該都是用 Excel 來統整資料了吧，以最常用的成績單來說，阿湯以前還看過用 Word 表格或手繪表格＋計算機，時代不一樣工具也要進步，這篇要跟大家分享的是成績單上常見的狀況之一，簡單來說，每次考試難免會有人缺考，可是將這些有部分科目缺考的人，跟全都有應試的人同時排名是不公平的，所以接下來阿湯要運用 COUNTIF、IFERROR、RANK 這幾個函數，示範如何處理這類情況。

如何讓有科目缺考的學生，不列入排名？

來看下面這份成績單，其中有四個學生有缺考科目，但如果依總分來看，排名的時候都會排進去，不公平啊，怎麼辦呢？

第一步先在 G3 這格輸入公式，運用到的依序是 IF、COUNTIF、SUM 這些函數，如果忘記的請回頭看專文哦，公式寫法為：

=IF(COUNTIF(B3:F3,"缺")>0,"缺考",SUM(B3:F3))

意思是說，如果 B3:F3 這個範圍中「缺」這個字的數量大於 0，則顯示缺考，否則就顯示 B3:F3 的總和。

Enter 後向下複製，可以看到只要科目有「缺」就會顯示「缺考」，不列入總分計算。

第二步，我們到 H3 這格，要用到的是 IFERROR 和 RANK，算式如下：

=IFERROR(RANK(G3,$G$3:$G$12),"")

意思是，如果 G3:G12 中有錯誤值，就讓它顯示空白，否則就列入排名，而 G3:G12 必須使用絕對參照變成「$G$3:$G$12」公式才不會在複製的時候跑掉。

向下複製完成，這就是排除缺考者後其他人的名次，試試看。

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其實 Excel 中光是函數部分就有好幾百個，常會用到的也蠻多的，阿湯也是邊學邊記，再分享給大家，上次「Excel 小教室 - 運用幾個函數讓有科目缺考的學生，總分不列入班級排名」這篇提到的「IFERROR」，阿湯發現竟然沒有專文寫過，所以今天來介紹各種用法，包含檢查公式和儲存格中存在的錯誤、名稱錯誤、參數值錯誤及無效值，一起來看這位抓錯小幫手。

函數 IFERROR 介紹：

IFERROR 屬於邏輯函數，在 Excel 2007（含）以上的版本才有，可以捕捉並處理公式中的錯誤，如果公式計算結果錯誤，就會傳回您所指定的值，否則傳回公式的結果。語法如下：

IFERROR(value, value_if_error)

Value 必要。這會檢查此引數是否有錯誤。
Value_if_error 必要。這是公式計算錯誤時要傳回的值。評估的錯誤類型如下：#N/A、#VALUE!、#REF!、#DIV/0!、#NUM!、#NAME? 或 #NULL!。

範例 1：

公式錯誤「#DIV/0!」

常常用來檢視除數不能為 0，以下圖為例，單價等於 B2/C2，往下複製後發現出現兩格「#DIV/0!」表示公式錯誤。

新增一欄檢查錯誤，輸入：

=IFERROR($D$2:$D$9),"數量為零")

表示如果 D2:D9（單價）是正確的值就顯示出來，否則就顯示「數量為零」，往下複製就完成除錯。

範例 2：

名稱錯誤「#NAME?」

習慣手動輸入公式的話還蠻容易打錯的，像是把 SUM 打成 SaM。

打錯的那格按 Enter 後就會變成「#NAME?」，一樣輸入除錯公式：

=IFERROR(sam(C2:C9),"公式名稱錯誤")

Enter 後就會顯示出來了。

範例 3：

參數值錯誤「#VALUE!」

VLOOKUP(C2:E9,C2:C9,1,0) 的第一個參數查詢值 B2:C12，範圍超過第二個參數 B2:B12，因此出現錯誤，查錯公式如下：

=IFERROR(VLOOKUP(C2:E9,C2:C9,1,0),"參數錯誤")

範例 4：

無效值「#N/A」

假設要查 A2:A9（口味）這一欄，內容並沒有楊桃，如果要找「楊桃」就會出現「#N/A」，公式如下：

=IFERROR(VLOOKUP("楊桃",A2:A9,1,0),"無效值")

因為沒有楊桃所以會出現「無效值」，但如果將公式裡的楊桃改西瓜，在範圍中是有西瓜的，表示正確，就會顯示正確值「西瓜」。

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大家在用 Excel的時候如果要放圖片會怎麼做呢？直覺上都是切換到插入→圖片，再選擇檔案插入，但如果這張圖片內容是 Excel 表格，例如其他工作簿的計算結果，其實可以不用截圖軟體慢慢做，內建有個隱藏版的「攝影」功能，可以讓你快速選取並複製內容，一秒貼上表格，如果原始表格有更改還能同步變更，不論有多少資料都能用同一個頁面檢視，還能貼到 Word、PPT，真的是超方便的功能。

Excel「攝影」運用：

這個功能應該可以算是超隱藏的，以前阿湯真的不知道，我們要先把它找出來，進入 Excel 選項自訂快速存取工具列，選擇不在功能區的命令，往下拉找到「攝影」，再按新增。

工具列上就會出現一個相機圖示，選取要複製的內容後，按一下圖示。

再到要貼上的工作表，點一下空白處就自動貼上，可任意移動調整。

原始的表格有任何更改，副本也會同時變更，阿湯就將中間的資料改成三個 0 再換成紅色，另一邊也是立刻同步。

因為是圖片格式，所以要怎麼拉怎麼變形都 OK，下面阿湯就放了三張表格，如果需要同時看很多份就可以用這個方式，不用切來切去，很方便。

貼到 Word、PowerPoint 也沒問題，算是快速版的複製貼上，用用看。

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阿湯其實算蠻常在填寫合約，最常遇到的問題是，當別人做好一份留下給你填寫空格的合約時，比如最喜歡在填空的地方加入下底線，好讓你一眼看到這裡是填空的地方，如果是要印出來填寫就不管了，但如果是直接給你 Word 先填入相關資料的話呢？你會發現你在空格處填寫後，下底線會被一刀二斷，然後你再自己雞婆的加入下底線，阿湯今天就來教大家該怎麼製作一份讓別人可以方便填寫資料的 Word 表單，不要再單純的留空給別人了，十個人填會有十種格式回來啊～

Word 互動式表單製作教學：

首先，我們就用最基礎的資料填寫做為示範，~~學成之後你就可以拯救世界了~~（誤），學完後你就應能學以致用，活用在各種別請別人填寫的表單裡了。

先給大家看一下，像這種留了下底線要給別人填寫的內容，當別人填寫後根本就是直接插入，還要自己刪掉多餘的空格，補回原本的底線，超麻煩。

這種最常見就是在合約的開頭，「甲方 ____ 將幫乙方 _____ 搶劫銀行」，當你填入後就還要修修補補。

首先，我們不需要任何的下底線，先都留空白，接下來我們來把「開發人員」功能呼叫出來，阿湯是使用 Office 2016 做為範例，在上方工具列任一空白處右鍵，點擊「自訂快速存取工具列」。

在右邊的自訂功能區會看到一個「開發人員」，勾選後按下確定。

然後上方就會看到「開發人員」區了，首先我們來製作一般填寫文字的欄位。

比如，點一下姓名欄位要填入內容的地方，然後在開發人員裡選擇「純文字內容控制項」（紅框處）。

就會看到有個基本的填寫框了，往下再來教大家更進階的內容編輯。

如果你想要修改框框內的提示文字，只要點擊一下框框，再點上面的「設計模式」之後，就可以直接修改提示文字了。

另外，提示文字也可以依需求調整字型、大小及顏色等，修改完後再按一下設計模式就可以了。

最後別人看到表單內容時會長這樣子，是不是比起留下底線好多了。

接下來為了統一大家填寫的文字格式，我們可以自行來設定填入內容的格式，一樣點一下輸入框後，點擊上方的「屬性」。

勾選「利用樣式為您在空白控制項輸入的文字設定格式」，然後點擊新樣式後，就可以在這裡設定字型、字體大小、顏色等格式了。

當別人填入內容時，就會依據你設定的格式來填入了。

接下來往下都是相同的文字欄位，我們可以點一下姓名的那個文字控制項左上角，選取後按下 Ctrl + C 複製，再到電話及地址的填寫位置 Ctrl + V 貼上即可，這樣就只要再修改提示文字內容即可。

這樣修改就快很多。

至於生日的部份，開發人員的控制項中同樣有個「日期選擇器」，點選後就會創建一個日期的選擇表單。

當別人點擊時就會出現這樣的小日曆可以選擇使用。

另外日期同樣可以透過屬性來設定更多格式，像是文字格式，日期格式等。

另一個常用的就是「勾選框」要怎麼讓填寫者可以勾選呢，同樣在開發人員裡有個「核取方塊內容控制項」，選擇後就會有勾選框了。

不過預設的核選內容是顯示 X，大家應該會想要 O 或是打勾的圖示。

同樣的，進入屬性後，在已核取符號那點擊變更。

最後再選擇你想要用的核取符號就可以囉。

這樣勾選框就變成了打勾圖示了。

如果選項是單選，阿湯會比較建議用下拉式選單，確保一次只能選擇一個，同樣的在開發人員區裡選擇下拉選單控制項後，進入屬性編輯要加入的選擇項目。

填寫選項時，只要填寫顯示名稱這個欄位即可。

這樣就完成下拉選單囉，是不是很簡單，其實原理都一樣，脫離不了選擇控制項種類、進入設計模式修改提示文字，再透過屬性控制填寫內容格式等項目。

最後的最後，辛苦弄半天的控制項，當然不希望別填寫的人不小心誤刪了，或者除了空格以外的欄位被動到，那麼，當你編輯好表單後，請點擊開發人員區中的「限制編輯」（右邊倒數第 2 個），然後在右側欄裡勾選第 2 項「編輯限制」並選擇「填寫表單」，再開啟強制保護後，設定密碼，這麼一來當別人開啟時，只能填寫你所設定的欄位，其他內容都無法變動，就方便許多了，基本上一眼就能看到要去填哪。

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這篇文章製作一份讓別人方便填寫資料的 Word 表單，統一大家填寫的格式最早出現於就是教不落 - 給你最豐富的 3C 資訊、教學網站。

雖然 Office 2016 升級到 Office 2019 可能你在介面上不太有什麼感受，功能上也似乎看不太出來差異在哪裡，不過其實升級到 Office 2019 還是有一些實用的新功能，像是共用協作、內建 icon 圖示等，其中阿湯認為最實用的則是內建「翻譯」功能，將微軟自己早以推出許久的翻譯服務整合到了 Office 2019 裡，我們可以直接在 Word 裡使用翻譯功能將文件內容任意翻譯出各種語系，相當便利且實用。

Office 2019 翻譯功能怎麼用

阿湯就用最常用的英翻中來為大家示範，先打上幾句旅遊常用的英文句子。

這翻譯功能跟阿湯猜測的一樣，就放在校閱功能裡，可以看到上方的圖示有個微軟翻譯功能。

翻譯有二種方式，一種是翻譯選取翻範圍，另一種為整份文件翻譯。先來試一下選取範圍的方式。

第一次使用翻譯功能需要啟用智慧型服務，並提醒大家這功能是透過微軟的翻譯服務來達成，因此是需要有網路連線的狀況下才能使用。

如果是選取範圍進行翻譯的話，會在右側顯示原文及翻譯後的內容，接下來你可以選擇一個位置將翻譯內容插入，設計的蠻好的。

你也可以隨時再選擇其他翻譯語系即時的再翻譯使用。

如果是整份文件翻譯的話，會直接另開一個新的 Word 文件顯示翻譯內容。

阿湯也試了同時在文件裡寫了英文和中文，同樣可以自動偵測到，並翻譯到選擇的日文，所以文件裡如果有多種語言也可以直接翻譯沒問題。

當然機器翻譯的順暢度是有極限的，不可能像人工翻譯那麼的順暢自然，這只是一個初步的翻譯，只要再稍微修飾就可以了，或者用來瀏覽其他語系的文件時，這也可以幫上很多忙。

這篇文章 Office 2019 帶來內建「微軟翻譯」功能，內容翻譯快速搞定最早出現於就是教不落 - 給你最豐富的 3C 資訊、教學網站。

光看標題大家可能不是很能理解，簡單的說，如果我今天內容裡有包括「內容1」、「內容2」，但我想要把文字括號的「」換成 “” 或其他符號要怎麼做，可能你會想說取代二次，先取代前符號，再取代後符號，但如果前後都是 ” 怎麼辦？其實這也是有讀者來詢問阿湯的，先前其實有介紹到「萬用字元」取代法的基本用法，今天就稍稍的再進階一點的來介紹像這種需求要怎麼處理，下次就不用再花時間慢慢的取代了。

Word 進階取代 – 萬用字元

阿湯簡單的在 Word 上打一些文字以及有三組包括有 “” 符號的內容。

以下使用 Word 2016 版本做為示範。

在常用裡最右邊可以看到「取代」，點擊後，在取代的功能裡再點擊「更多」。

將「使用萬用字元」勾選起來。

接下來就可以輸入目標跟取代後的內容，首先講一下目標的部份要輸入

(“)(*)(“)

前中後都要用括號括住，前後括號就是你內容的原本前後符號，中間的 * 代表萬用字元，而取代的部份直接輸入

(\2)

前後的括號 () 就是取代後的變更，\2 是原本的內容，這僅適用在這個取代符號的範例中，不同需求可能會有不同的變化方式，大家可以在網路上找找萬用字元的用法，其實很多元。

更多取代的技巧也可以參考這一篇：Word 小技巧 – 比你想像中更厲害的「取代」功能，大多數人不知道的應用方式

這篇文章 Word 小教室 – 不同內容下如果一次取代括住文字的「符號」最早出現於就是教不落 - 給你最豐富的 3C 資訊、教學網站。

自從有在分享一些相關 Office 的各種教學後，很多人都會私下來詢問阿湯相關問題，但其實我能接受的問題是你已經做了差不多，但可能哪邊不懂，或許我可以加上臨門一腳，但很多人都是直接告訴我需求問我要怎麼做，這等於是請我幫你直接做一個啊（哪來的請問？），好啦小抱怨一下而已，阿湯今天也是受某某某問的問題，來順便分享一下，如果想要計算表格中的數量，不用 Excel 的話，能在 Word 裡達成嗎？答案是可以的，Word 本身也是有一些簡易函數可以使用。

Word 表格加總計算教學

如果你設計了這樣的表格，一定會想像 Excel 表格一樣，當我修改了前面數量時，後面加總的地方可以自動計算，不用手動填寫，可能有人會問為什麼不乾脆用 Excel 做就好？因為這表格可能只是一整份資料的其中一小塊，所以才會用 Word 來做，Excel 並不適合用來做一整份的綜合資料內容。

接下來教大家怎麼做，很簡單的，比如第一排要加總左邊三家店的數量，先點擊要加總的欄位，然後上方會有「版面配置」，再點擊工具列中的「fx」（也就等同 Excel 的函式），然後在公式欄位輸入「=SUM(LEFT)」，也就是將左排數字加總，如果你有小數點等需求，可以再手動選一下數字格式的部份，按下確定就完成了第一欄的加總。Word 做表格加總的缺點是，只能一欄一欄的重複這樣的動作，沒有像 Excel 一樣下拉就全搞定。

註：這邊往左欄的加總也可以使用「=PRODUCT(LEFT)」，意思是加總有「數字」的欄位。

接下來是最下方的欄位，步驟都一樣，只是公式改輸入「=SUM(ABOVE)」，意思是加總上方的數字，這樣就完成了。

最後完成的看起來就是這樣，之後你修改 ABC 數量時，最右排的加總就會自動更新囉。

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光看完標題，大家應該會想到在 Excel 裡怎麼做，只要用 =欄位馬上就可以搞定，而在 Word 裡沒有像這樣的函式可以使用，先想一下什麼時候可能會需要用到文字內容同步更新，比如像是合約內容，如果是比較長的內容，光是姓名、電話、地址可能就得出現好幾次，如果一個個輸入真的太累人了，因此阿湯提供大家二種方式可以達成，一種是大家應該都能想到的，建立好一份統一的內容後，再用「取代」的方式就可以搞定，另一種則是今天要教大家用的書籤及功能變數，往下來看。

多個相同文字內容「同步更新」教學

阿湯舉個簡單的例子，以合約來說，通常最前往就會出現一個甲方，後面可能還有簽約人是誰等，有些可能還有什麼保密條款或有的沒的，姓名大概就要出現個 3~4 次，一般合約如果要先將姓名輸入進去，等於你要複製貼上姓名或其他資料來來回回好幾次，聰明一點的就會先在所有的欄位建立一個自訂名稱，然後之後用取代的就可以了，不過取代你還是一次一次的取代，其實並不是那麼的方便。

今天透過書籤及功能變數這二個功能，可以直接建立出修改第一個項目後面就同步更新的方法，這樣如果項目一多，你也不用一個個慢慢取代。

首先選擇第一個會填寫的欄位（要先預填一個隨意的資料），選擇起來後，進入「插入」>「書籤」，輸入書籤的名稱（可以自訂一個），比如我輸入姓名。

如果你有多個資料同樣需要同步更新，每個欄位都建立一個書籤就對了。

接下來將滑鼠點一下要同步的欄位，然後在「插入」>「快速組件」>「功能變數」。

功能變數名稱中找到「Ref」，然後選擇我們建立對應的書籤名稱，像剛剛是姓名，按下確定。

這時你會看到甲方代表人顯示就跟甲方一樣。

之後你只要修改甲方這個欄位，下方就要可以跟著變動，但如果沒有變動也不用著急，往下來看。

註：修改甲方那欄位時，以阿湯的例子來說，先不要刪除湯包二個字，而是在湯包前方加上要使用的文字後再刪除湯包較不會錯誤。

如果其他功能變數沒有跟著第一欄位的內容變更時，你可以先 Ctrl + A 全選內容後，再按下 F9，那麼就會全部更新囉。

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今天剛好有位讀者問到 Excel 的一個特別的加總問題，一般我們在 Excel 中要計算加總，隨著需求不同，要使用的函式跟方式也差很多，最常用的基本加總就是 SUM 這個函式，其他還有一大堆常用的像是 Countif 等，而今天阿湯幫這位讀者解決的函式則是使用了 SUMIF 這一個，主要可以用來計算在某一區域內指定「內容」的總和為多少，往下就來為大家簡易的解說一下這個超簡單但又超實用的函式用法

函式 SUMIF 用法

首先跟大家講一下，今天這位讀者來詢問的問題如下，如果我有不同排（不論直或橫都可以）的內容，但會有相同的一些項目，比如我想加總 A 底下的數字要怎麼做，他問的其實是講加總 A 的下一列數字，但意思是一樣的，就是找到 A 之後把全部的數字加起來。

大家不要想的太複雜，其實只要用一個 SUMIF 就可以搞定全場，以這個表來說，只要用上以下函式

=SUMIF(A1:D6,”A”,A2:D6)

阿湯這邊是用 Google 試算表做範例，基本上是和 Excel 一模一樣的，SUMIF 的函式解說是 SUMIF(範圍,條件,加總範圍)，所以我們上面列出來的函式中，先打範圍就是 A1～D6 全部，條件是 A 的欄位，最後要加總的範圍，理論上也可以寫 A1～D6，不過第一個如果不是數字很可能會出錯，所以我們可以從數字那排開始，阿湯就用了 A2～D6 來做為加總範圍。

這也可以用在計算條件大於等於小於某數值使用，依需求來選擇使用就可以了，非常簡單。

依序的將中間的 A 修改為 B 跟 C 之後，就算出了 A、B、C 的總和分別是多少，即便各別數據都很散也沒關係，一個函式幫你計算出來。

如果你想要的是雙重條件，那可能就要使用 SUMIFS 來做（多了個 S），下次阿湯再為大家解說吧。

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前二天分享了 Excel 要怎麼將不同工作表，但每個工作表的欄位都一樣，進行加總，阿湯初步是想到用函數來做，不過很快就有人舉一反三的問我，如果是不同工作表且連欄位位置、順序都不同，唯一能對照的只有名稱的話，要怎麼進行加總呢？阿湯起初想了用函數的做法，實做完後雖然可以用，但有一種大家可能會覺得很複雜看不懂的感覺，所以再三思考後，想到一個不需要透過函數就能達成的快速方式，今天就來和大家快速分享吧。

不同欄位、不同工作表如何進行快速加總

先講一下使用狀況，大概是像這樣，在不同工作表下，名稱順序不同，或者名稱跟數量分開在 C 跟 E 之類的，也都可以用同樣的方法來做，往下來看。

首先在加總的那個工作表先打好最上方的標題，比如名稱跟數量，然後按一下名稱的位置，選擇上方的資料，再選擇我們這次要使用的功能叫做「合併彙算」。

函數的部份選擇「加總」，再點擊參照欄位最右邊的那個小圖示。

接下來就要一個個工作表去選擇，比如工作表1 的 A 跟 B 排，直接全選二排或範圍也可以，選取好後按下 Enter。

然後按下 + 加入到參照。

這時會看到工作表1 的範圍已經進到參照裡，接下來你直接在這畫再點下方的第二個工作表，你會看到參數欄已經自動變成工作表2 的同樣 A 跟 B 列全選，再按下 + 就乭以再加到參照。

理論上多工作表的計算應該只有差異在順序，大家應該不會有每個工作表的列名稱都不同吧，像是工作表 1 是 AB，工作表2 是 CD 之類的，如果是的話，那就一個個加入吧。

依序將要加總的工作表加入後，將頂端列跟最左欄勾選起來，按下確定。

就會看到左邊的名稱已經都自動列出來並完成加總了，左邊的名稱不需要預先自己打好，在進行資料彙算時就會自動列出來了。

最後會有個小問題是，透過合併彙算的方式加總並不會即時跟隨更新，當你去工作表 1 修改時，最後的加總不會自動更新，但我們可以手動重新按一次合併彙算來搞定，一樣點選名稱，按下合併彙算後，直接再按一次確定就可以了，因為在這一欄的合併彙算內容已經做過，不需要再重新選擇，所以如果需要更新加總數據其實也沒有難度，用這樣的做法可以更快速的使用在更多需求，也不需要被複雜的函數搞的頭昏腦脹了。

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阿湯發現蠻多人很認真的運用 Excel 做各種不同的使用，今天同樣來解答一下近期收到的問題，原需求是這樣的，公司共有 12 家店，我希望可以各別統計每家店的收和支出，但是填寫在同一列上，或者如果 12 家店分別在 12 列上的話，我要如何一次抓出全部的收入和支出各別為多少，這樣的需求不僅是可以用在會計使用，其實自己記帳也很好用，就不需要收入和支出分開欄位填寫，只要一直線寫到底，再用函數抓出各別的值就好，往下來分享給大家。

如何分別統計正負數欄位

我們先從最簡單的，像下圖一樣，收支都是記錄在同列一上，那麼，我們要怎麼取出收入以及支出各別為多少，往下來看。

首先，如果只有一列的話，最簡單的，我們可以用「SUMIF」這個函數來做，公式如下：

=SUMIF(B2:B17,">0",B2:17)

解說一下公式，第一個 B2:B17 是指要比對的範圍，">0" 是比對條件值大於零，而最後一個就是比對範圍的就將 B2:B17 內符合條件的通通加總起來。

以此類推，支出的因為是負數，所以我們只要將上面的收入公式，把 >0 改為 <0 這樣就搞定了。

第二種情況如下：

如果你有多列數據想一次擷取出收入及支出的話，其實也可以用 SUMIF 來做，修改範圍就好。

不過阿湯想來分享一下 SUMPRODUCT 的用法，往下來看。

公式如下：

=SUMPRODUCT(B2:C17*(B2:C17>0))

SUMPRODUCT 比較像是邏輯運算的概念，中間是用乘號 * 來帶入，意思是 B2:C17 中有大於 0 的就符合條件（後面的括號），結果就會是 True（值為 1），如果不符的為 False（值為 0），所以所有的值跟 1 或 0 相乘後加總就會獲得結果，當然啦，如果跟 0 相乘的就是 0 了，所以只會加總符合條件的。

相對的，支出的公式，只要將 > 改成 < 同樣就收工了，SUMPRODUCT 在這個需求中其實算殺雞用牛刀，但因為 SUMPRODUCT 的用法其實很多元，所以還是用他來解說一下，給大家做為參考。

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今天有人問了阿湯一個很難的 Excel 問題，就是要怎麼製作公式，讓我們可以輸入一個字後，下拉選單篩選資料讓我們選擇，這個很難教大家，因為很多層函數，或者要用 VBA 巨集來做，但阿湯想起了一個很簡單但超實用的小技巧來和大家分享，也就是當我們輸入資料的那一列，如果是一直重複的在輸入某幾個資料，你會每欄重新手打，還是往上複製來貼上？其實可以更簡單一些，在你填寫的地方直接就可以下拉選擇已經輸入過的內容哦。

快速選擇已經重複輸入過的內容

假設像這樣，在班級的這一列資料，你會一直重複的輸入甲乙丙丁等內容，如果只有一個字那就算了，那如果一直重複輸入的內容有好幾個字？你應該是用複製貼上的方式來做。

其實只要在要輸入的那欄位右鍵「從下拉式清單挑選」。

你會看到那欄位就會出現這一列中你已經輸入過的資料直接選擇就可以了。

如果你覺得右鍵去點選下拉式清單中挑選還是太麻煩，也可以使用快速鍵「Alt + 方向鍵下（↓）」，然後就可以繼續按方向下選擇資料，再按下 Enter 就到下一欄位重複以上動作，那麼就不需要用到滑鼠操作，可以更快的輸入。

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今天阿湯又要來解答網友的問題了，給我的這個題目倒是有點難度，問題是這樣的：我想要將人員平均分配組別，且用隨機的方式來做。其實看起來好像很簡單，但其實頗難的，如果單純只是「隨機」分配很簡單，但如果同時要兼顧「平均」有點難度，阿湯思維了幾種做法後，想了一個盡可能簡單的做法給大家參考，用到的函數也都是常見且易用的，以便大家能夠理解，往下來看怎麼做吧。

透過 Excel 隨機平均分配組別

先給大家看一下要做的東西長這樣，假設人員有 A 到 O 共 15 位，我想要將他們平均分配到甲、乙、丙三個組別裡，等於每組是 5 人的話要怎麼做。

阿湯本來想用一行函數來全部搞定，但怕大家無法理解內容（很複雜），所以改用輔助的方式來做。

右邊的 E 列先打入組別及名稱，這邊我以甲乙丙來示範。

F 行是輔助用的隨機碼，這一列長度會和人員長度一樣，函式使用的是 RAND，直接在 F2 輸入

=RAND()

然後在 F2 將函數往下延伸，也就是 F2 到 F16 都是 RAND()。

接下來比較複雜的公式來了，我們在 C2 那欄輸入以下公式：

=INDIRECT("E"&((MOD(RANK(F2,$F$2:$F$16),3)+1)+1))

然後一樣從 C2 延伸公式到 C16（就是滑鼠移到 C2 欄位右下角會出現十字，按住後往下拖曳到 C16 即可）。

接下來說明一下公式，我們先講一下最裡面的 RANK 這一段

=RANK(F2,$F$2:$F$16)

這是將 F2~F16 排名出來 1~15 名，所以單純打這一段會出現 1~15 的數字（大家可以試試）。

然後再透過 MOD 這個函數來處理排名

=MOD(RANK(F2,$F$2:$F$16),3)+1

如果是打這一段，你會發現會顯示的就是 1~3 的數字，如果你的組別是有五個，那其中那個 3 就改成 5 就可以。

MOD 這是用來顯示餘數使用的，詳細用法可以參考 OFFICE 網站，透過這個函數會以 1~15 來說，除以 3 後會得到的餘數會是 0~2，所以在公式的尾數多一個 +1 來補成 1~3。

如果你不需要甲、乙、丙的組別名稱的話，其實到這個步驟就搞定了，就已經區分出 1~3 的隨機平均分配。

最後如果你想要直接將 E 列的甲、乙、丙直接帶入的話，最終公式就是長這樣

=INDIRECT("E"&((MOD(RANK(F2,$F$2:$F$16),3)+1)+1))

或者

=INDIRECT("E"&(MOD(RANK(F2,$F$2:$F$16),3)+2))

INDIRECT 這個公式是用來顯示欄位值，比如 INDIRECT(E2），那就會顯示 E2 的值，也就是甲，我們剛剛 C 列做到 MOD 為止是顯示 1~3，但我們要指向的內容是 E2~E4，所以在公式尾把多加了個 1，或者將裡面的 +1 改成 +2 都可以，這樣就會顯示 E 列的組別名稱了。

如果你想要驗證每個組別的人數是否有平均的話，可以用 COUNTIF 這個函數來做，這部份阿湯就不特別解說了，COUNTIF 是非常簡易使用的一個函數。

最後完整的含驗證就長這樣了。

如果你要分配的量是 15，但要分到四組，會無法整除也可以用嗎？是的，也可以，會像這樣，某一組別少一個人。

由於阿湯是用 RAND 這個函數來做隨機取數，所以當你隨便輸入一格後，排列都會重新來過，因此，分完組別後要固定下來的話，可以在組別的項目複製起來。

然後在組別的第一欄位右鍵「選擇性貼上」。

選擇值按下確定。

這樣就會覆蓋原本的公式，變成單純的文字，就不會再變動了，後面的 DEF 列也都可以清空了。

文末說明一下為什麼要用 RAND() 來做隨機碼排列，因為 RAND() 產生的隨機值重複機率非常非常的低，當然如果你的樣本有 1 萬組的話，那可能有一點點的機會重複，但原則上很難，會用這方式來做的原因是，如果你是要隨機且不重複產生 1~15 的數字，公式其實也不是簡單就搞定，不如就用 RAND()，反正有加入 COUNTIF 驗證每組人數是否平均就好了，不用那麼麻煩。

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解答湯粉問題第 N 彈，有人拿了一個簡報檔來問阿湯，要怎麼製作分割圖片的扇形圓環圖，有沒有推薦的軟體，因為他看簡報裡這樣做分析報告很漂亮，超有質感，其實 PowerPoint 只要學會「分割」這一招，就能輕鬆的製作出非常多元的圖片類型，不論是扇形分割圓環，或者切割方塊、特殊形狀，甚至是蘋果的 Logo，其實用 PPT 就能快速搞定，往下我們來看看怎麼做。