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在 Word 裡將文字水平及「垂直」都置中,你是不是都只會靠感覺 Enter?

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又有人來詢問阿湯一個 Word 的小問題,聽起來很簡單,是這樣的,在 Word 裡要將文字水平置中非常的簡單,按一下就搞定了,可是像做報告書,封面的文字通常都會將大標水平跟垂直都置中,水平我們都會,可是垂直只能一直按 Enter 空行到我們想要的位置嗎?每次都這樣做感覺挺麻煩的,其實,Word 除了內建水平置中之外,是有垂直置中功能的,只是放在了一個大家應該都不會注意到地方,看完後下次就不用再 Enter、Enter、Enter 了。

如何在 Word 裡將文字水平及「垂直」都置中?

阿湯先秀一下大家一般的做法,應該就是看起來像這樣,很明顯的就是按 Enter 到你要的位置,其實可以不用這麼做的。

01

先選取要垂直置中的文字,然後切換到版面配置,注意版面設定頁面的右下角有一個小小的圖示,請按下他。

02

打開這個視窗後,同樣再切換到版面配置,在中間的垂直對齊方式選擇「置中」,下方選擇套用至選取文字。

這邊要說明一下,為什麼不套用到頁面就好,而是要用選取文字的方式,很簡單,因為如果套用到頁面的話,全部的頁面都會置中的,你應該只有部份需要,所以我們選用選取的方式。

03

回到頁面來看,就會看到文字已經垂直置中了,至於水平?你應該會的,就是上方的置中按一下就可以了。

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這麼一來不論是水平或是垂直都會百分之百的置中,不用再靠感覺 Enter 了。

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【Office 小教室】如何將文字檔案內容轉換成 Excel 表格格式?

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如果直接在 Excel 輸入內容後當然就是照你輸入的方式來呈現,但如果原本的內容是「文字檔案」txt 呢?可能大部份人沒遇到過這樣的狀況,不過像阿湯自己有時並不是直接開啟 Excel 在記錄內容,如果電腦效能比較差的狀況下,也可能直接開啟文字檔案來輸入,最後再直接轉成 Excel 的表格來呈現,所以今天就是來教大家要怎麼把文字內容轉換成 Excel。

將文字檔案內容轉換成 Excel 表格

可能前面阿湯描述的大家還是模糊模糊的,但沒關係,看一下這個文字內容應該就懂我的意思了,如果想用文字檔快速記錄內容,可以像阿湯一樣用符號來分隔內容,代表每一欄位的內容,除了分號之外,像是逗號、Tab 鍵、空格都可以,但建議不要使用空格,避免你的內容如果需要用到空格時那就麻煩了。

01

接下來教大家怎麼把文字內容匯到 Excel 自動變成一格一格,首先從 Excel 開啟檔案。

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在選擇檔案之前,右下角的格式要選擇文字檔案,這樣才選的到你的文字文件。

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接下來就是選擇你用來區格的方式,像我們剛剛用的就是分隔符號,所以選上面這項目按下一步。

04

然後再選擇分號(如果你是用逗號就選逗號),下一步。

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最後選擇儲存格的格式後按下完成就搞定了,如果你的儲存格格式沒有特別的也可以選擇「文字」。

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最後匯入到 Excel 時就會像這樣一格一格的排好囉。

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Word 其實也能快速計算公式,非 Excel 專屬

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在 Excel 中如果我們想要算出某個簡單的計算式,比如 2*9+(96*25) 這樣的式子,基本上只要隨便找個欄位,在前方加上 = 符號,就可以算出來,不過像是在 Word 裡呢?難不成還得另外再開 Excel,或者用心算?還是再開個計算機?其實在 Word 裡就有內建「計算機」功能,可以讓我們方便的將這些計算式快速的算出答案,下面阿湯來教大家怎麼在 Word 裡快速計算式子。

在 Word 內快速計算公式

首先,我們要先將某個藏的有點深的功能呼喚出來,在選單裡下拉後進入「其他命令」。

01

下拉選擇「所有命令」。

02

然後找一下「計算」功能,新增到右方後就可以按下確定了。

03

注意一下,在左上方選單裡,會多出一個圈圈圖示,這就是計算功能按鈕,我們往下來實際用看看。

04

首先輸入運算式,然後選取你的運算式,再按一下圈圈,注意左下方就會顯示「計算的結果是 xxxx」,很方便的一招吧!

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Excel 小技巧,調整新開檔案的 Excel 工作表預設數量、字型及大小

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老實說,如果不是網友提出了這樣的問題,阿湯這輩子壓根都沒想過這問題,當我們在開啟新的 Excel 檔案時,大家應該都有印象,出現在下方的「工作表1」,預設的狀況下,當我們一開啟 Excel 就是顯示一個工作表,有人問了要怎麼調整一開始的工作表數量,雖然新增一個很快,但還是想要預設就是常用的工作表數量,另外包括像是預設的字型及字體大小,預設也是新細明體及 12px 大小的文字,下面就來教大家該怎麼設定這些預設項目。

調整新開檔案的 Excel 工作表預設數量、字型及大小:

注意一下左下角,就是一開始提到的工作表,預設就是一個,如果要新增其實只要按個 + 就可以了,但常用 Excel 的朋友應該不太可能只用到一個工作表,有些 Excel 達人隨便一個檔案都是開啟 5~10 個以上,因此我們還是來教一下大家怎麼修改這工作表的預設數量。

首先進到左上方的檔案。

01

進入選項。

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在一般裡面就可以找到「包括的工作表份數」,這邊就可以自行調整預設開啟的工作表數量有多少,很簡單吧。

另外注意一下這選項的上方,就是可以設定預設字型及大小的地方囉,大家也可以順手調整。

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像阿湯平均每次開啟 Excel 都是至少使用到 2 個工作表,也就順手調整了一下。

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Excel 小教室 - 如何計算符合日期的數量或欄位總和

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Excel 其實阿湯已經愈來愈少特別寫教學文了,普遍都是因為有網友詢問才會順手寫一篇,今天剛好又有網友來問了一個計算的問題,是有相關條件式加總,主要的問題有二個,要怎麼計算符合日期範圍的數量有多少,而符合條件相對應的欄位加總是多少,我知道這樣描述大家有看沒有懂,沒關係,往下來看看網友問我的範例比較快。

如何計算符合日期的數量或欄位總和?

首先來看看網友列出來的需求,我們主要的條件就是「日期」,需求有二個,一個是計算 1~3 月分別有多少數量,另外是分別計算出 1~3 月各發出多少薪資,我們往下來看看怎麼做。

01

首先第一個是符合日期條件的數量各有多少,因此我們可以使用 Countifs 來做就好,這在 Excel 的官方範例也有可以對照,函式如下:

=COUNTIFS(D:D,">=2016/1/1",D:D,"<=2016/1/31")

簡單的解說一下,D:D 就是 D 整行去判斷,只要日期區間在 2016/1/1 ~ 2016/1/31 就符合條件列入計算,因此可以得出一月份有多少數量,2~3 月再修改日期區間就可以了,很簡單吧。

02

第二個需求是,分別計算出 1~3 月各別發出的薪資加總,因此在函式我們必須要符合「日期範圍」後,去加總對應的欄位,這時我們可以來用大家較不見用的 Sumproduct 這個函式,這個函式可以做的事情真的很多,用在這地方算是很簡單的用法,函式如下:

=SUMPRODUCT((D5:D20>=K1)*(D5:D20<=L1)*E5:E20)

這樣的意思是,先把符合的條件放入陣列,同樣是符合日期區間後,再把對應的 E5 ~ E20 之間符合條件的加總起來,因此可以得到 1 月的總發出薪資有多少,依此方式再修改日期區間就可以得到 2~3 月各別的數字。

最後一欄的平均薪資料應該不用特別講了,就用總薪資除以人數就好了,簡單的加減乘除,完全不需要用函式來做,提供給大家參考。

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Excel 小教室,如何建立等比級數或等差級數的陣列數值

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在 Excel 裡如果要建立連貫數字或欄位的陣列相信大部份人都會,比如先輸入二格分別為 1 跟 2,選取後一直往下拉就會創造出連續數字,但如果今天我們要建立的是等差級數(也就是 1、3、5、7、9 或是 2、4、6、8、10 等)或者等比級數(例如:1、2、4、8、16)的話,要怎麼做?有網友問了阿湯這樣要怎麼寫函式才能快速建立起來,往下來教大家。

建立等比級數的陣列:

首先來教大家怎麼建立等比級數的陣列,比如先在隨便一個欄位輸入 1,然後下拉填滿,選擇「數列」。

01

這時可以設定你要往右建立還是往下(就是列或欄),然後選擇等比級數,最下面的間距值就是你要建立哪一個數字的等比級數,以 2 為例,終於值設限在 1024,你也可以不設定終止值,或者利用別的方式來終止,後面阿湯會講。

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按下確定後,就會看到從 1 ~ 1024,2 的等比級數通通列出來。

03

另外等差級數,就跟剛剛操作差不多,只是改為選擇等差級數,但間距值要注意,如果你是要相隔 2,那就是輸入 1,減 1 就對了。

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最後講解一下,如果不設定終止值的情況下,怎麼自動填滿到你需要的範圍,在輸入 1 後,就像下圖一樣先將你要建立陣列的範圍選取起來,然後一樣的步驟,只是終止值不要填,這樣陣列就會自動在你選取的範圍內建立而已,很簡單吧。

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Excel 小教室 - 你知道「尋找」及「取代」可以這樣用嗎?

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通常會常用到 Excel 的朋友,表格很常都是密密麻麻一整片,如果格式很多時,通常要更精準的搜尋到某一筆資料或者將部份欄位取代後要再標記時,相信大部份人的做法都是先做取代再去標記,其實這些事都能在一開始就先設定好,一次就搞定,能夠節省不少時間,對阿湯來說 Excel 是用來增進效率的工具,而不是浪費時間的。

取代的進階應用:

先隨便建立一個試算表來說明,首先來解說一下「取代」的進階應用,看完應該大家就會知道大概要怎麼運用了。

首先,平常我們看到的取代畫面就只有這樣,那是因為你太懶惰,沒有更進一步的去研究,才會浪費掉很多時間,其實只要點擊「選項」就會有很多功能可以用。

展開後就會發現欄位後面多了「格式」可以設定,先舉個例,如果我們今天要將表格內的「a」都取代成「xyz」,且要順便將被取代的內容都標記背景色或者改字色、加粗等方式,要怎麼做(別像我前面講的一樣,先取代後標記,那我幹嘛寫這篇?)。

我們在取代的格式裡,直接就可以先設定取代後的欄位格式,像是儲存格格式、對齊方式、字型、外框、背景色都可以直接先行設定。

設定好,可以看到預覽,然後就取代下去吧。

就會看到所有取代的文字,不僅只有文字被取代,欄位本身的格式也都依設定一次搞定,不需要分二次。

因此我們也可以這樣用,比如,將全部的紅字改成藍字,尋找目標跟取代都空格就好,只需要設定後面的格式,一個選字體紅色,另一個選字體藍色。

按下取代後,紅字就變藍字了,內容不變,你也可以用在取代各種格式上。

尋找的進階應用:

其實看完取代的進階應用後,尋找功能大家應該就能馬上舉一反三的應用了,比如我們只是要找出紅色字的欄位,那麼,在格式的部份設定字體紅字後,欄位空格,按下尋找,就會找出紅字的欄位,如果需要更精準的內容,那就再填入尋找目標就可以了,快去試看看吧。

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Word小教室 - 啟動文件保護功能限制編輯區域,讓部分內容只給特定人士修改

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以前工作時常常碰到把一份 Word 文件放在公司雲端給大家填寫,但很容易發生每個人填寫格式不同而造成傳回來的檔案內容亂七八糟不一致,原本制式的內容也容易被動到(無論是不小心還是故意),其實只要在文件發出去之前先啟動文件保護,限制大家可以更改的區域,就可以避免這個問題,同時也可以將修改權指定給特定人士(例如主管),這樣做之後相信文件內容就會整齊多了。

如何啟動文件保護並指定編輯區域

打開你要編輯的 Word 檔,點擊「校閱」欄最右邊「保護文件」,開啟「限制格式設定及編輯」。

然後在第二項「編輯限制」中勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」,預設第一項就是「不允許修改」。

接下來按住 Ctrl 鍵不放,將你要給其他人填寫的地方用滑鼠一個一個選取反白後,在右方「例外」勾選「每個人」。

按下「是,開始強制保護」,會跳出請輸入密碼的框框,在這裡輸入一組密碼(自己要記好,忘記就麻煩了)。

設定完畢後,底色黃色的區塊就是每個人都可以編輯的區域,其他地方就動不到了。

如果之後想要更改文件內容,只要點擊「停止保護」,輸入密碼解鎖即可。

通常像這種文件都要給主管過目更改,我們只要在例外選項中點選「更多使用者」,輸入使用者名稱,如果不只一人就以分號分隔。

「個人」欄位中就會出現剛剛新增的使用者,將要設定的使用者勾起來就會自動在上方新增一個群組(特殊人士),你可以對這些人特別設定。

最後一樣用滑鼠選取可編輯的區域,表示剛剛選的「特殊人士群組」可以更改這些反白的部分,就大功告成了。

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Word小教室 - 如何在 Word 中插入滿版無白邊的背景圖片?

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阿湯昨天在網路上看到一位幼稚園老師發問,她希望 Word 檔的底圖可以完全延展沒有白邊,可是不管怎麼調整邊界都沒辦法填滿一整個頁面,整份教材的背景圖片都帶有白邊就變得不好看,請大家幫幫她…其實方法很簡單只是大部分人想錯方向,只要從文件頁首或頁尾的地方插入圖片就好了,調整之後還可以讓你每一頁的底圖都是同一張,節省不少時間,阿湯就來教大家怎麼做吧。

如何在 Word 中插入滿版無白邊的背景圖片?

打開要編輯的文件,到上排「版面配置」。

在版面配置的地方找到「頁首」(用頁尾也可以,步驟是一樣的),選擇「編輯頁首」。

在這裡插入要使用的背景圖片。

插入後 Word 會直接開啟圖片工具,我們就在「位置」的地方點「其他版面配置選項」。

把文繞圖的方式改成「文字在前」後按確定,圖片就會成為背景。

文字和圖片的位置設定好後,就可以把底圖拉大到整個頁面。

這樣做圖片就會完全填滿,沒有白邊出現,而且在頁首頁尾的編輯是整份文件共用的,所以你會發現每一頁的圖片都是同一張。

如果不放心的話可以到預覽列印中確認,這是一份 58 頁的文件,每一頁都是一樣的底圖,不用一頁一頁插入浪費時間,圖片也都覆蓋整個頁面。

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Excel 小教室 - 當欄位值不是照首字筆畫順序,該如何自訂排序?

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在 Excel 中如果要排序,通常在欄位按右鍵後就會出現預設 A→Z 或 Z→A 讓你選擇,對於中文來說,這種情況下排序的結果往往是按第一個字的筆劃來排,但我們實際應用的時候常會碰到需要按其他方式排序的狀況,像工作方面的文件可能會遇到人名、職稱等五花八門的值需要重新排,資料沒那麼多還可以一個一個 KEY 或是複製貼上,如果碰到大量資料那要弄到什麼時候,別擔心,只要自訂排序就可以了。

如何在 Excel 中自訂排序?

開啟 Excel 檔,假設現在要處理的是姓名欄位,原本照姓氏筆畫排列,所以姓「安」的人會在第一個,但這不是正確的順序,我們就在姓名欄位的第一位按滑鼠右鍵,選擇「排序」→「自訂排序」。

對一下欄與值沒錯的話,就到順序這邊選「自訂清單」。

左邊的一大排清單,預設有星期幾、月份、甲乙丙丁等等,看看有沒有你要用的,如果沒有就自訂新清單吧,在清單項目這裡打上你要排序的內容,每打一個就按 Enter 再打下一個,全部打完按「新增」。

剛剛新增的清單會在最下排,如果不對可以再修改或刪除,沒問題的話就到下一步。

再對一下你選擇的排序清單,OK 就按確定。

然後你會發現你的清單已經照你自定的排序排好了,來做個實驗。

按滑鼠左鍵黑色「+」,不管往下拉、往右拉,只要有碰到排序中的這些人名,通通會乖乖排好,以後處理這些同仁的任何 Excel 檔都不用擔心排序的問題。

再做個實驗,假設我們的資料只有清單上的幾個人名,還有幾個是重複的,一樣按右鍵,選自訂排序。

除非你後來刪掉了,不然剛剛自訂的清單還是會在,選它吧。

結果出爐,不管碰到什麼狀況都會乖乖照順序排好,不管是吳奇隆還是黃曉明都沒脫隊。

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Word 小教室 - 讓項目符號不單調,使用圖片做為符號清單標示

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慣用 Word 打資料的朋友們應該都用過項目符號清單,尤其文章內容又長又繁雜的時候,加入項目符號列表會讓文章整體看起來比較整齊有秩序,但其實除了 Word 預設的項目符號可以用之外,也可以自訂一些圖片來增加視覺效果,讓內容看起來更活潑,適合用在一些非正式或比較需要設計感的文件上,也不會像插圖占掉那麼大的空間,大家可以試試看。

如何建立自訂項目符號為特定圖片?

打開 Word 文件,到上排點開項目符號清單。

選擇「定義新的項目符號」。

在項目符號字元這裡,選擇「圖片」。

然後就可以匯入想要使用的圖片了,建議圖片不要選得太複雜,畢竟是拿來做符號用的,原本阿湯是用自己的大頭圖,做出來效果就不太明顯。

阿湯就換了一個藍色狗掌印的圖,點確定。

在預覽這裡就可以看到效果了,預設是靠左對齊,也可以換成置中或靠右,OK 就點確定吧。

這樣就可以把原本的黑點換成藍掌印了,變得比較可愛,當然是看大家的需求使用適當的圖片,試試看囉。

 

 

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Word 內文花花綠綠的底線很礙眼?將文字校訂功能改一下就好了

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常用 Word 的朋友對文字下方紅色和綠色的底線一定不陌生,不管是中文還是英文,只要 Word 偵測到內容可能有拼字或語法的錯誤時,在你打完字的當下就會貼心地冒出底線提醒,對於經常打錯字的人應該很適用,但更常遇到的情況是明明不是錯字、文法也正確還是跳出底線,如果你覺得這個功能很礙眼也不太需要,其實可以在校訂功能區,將拼字與文法的檢查設定改掉即可。

如何更改 Word 的文字校訂功能

開啟 Word 後,如果沒有更改過設定,在文字底下多少會出現這些花花綠綠的底線,紅線表示錯字,綠線表示文法錯誤,像下圖「阿湯選了」就被系統判定是錯誤的文法…

切換到校閱功能最左邊「拼字及文法檢查」。

進入後點擊左下角「選項」。

在校訂頁面這裡就可以改設定了,將中間「在 Word 中修正拼字及文法錯誤時」,下面四個選項都取消勾選,點確定即可。

更改成功,文章內容乾乾淨淨沒有任何底線。

如果你還是需要檢查錯字的功能,可以將前四個選項勾回來,只取消「顯示可讀性統計」這個項目,然後移到最下面,勾選「只隱藏文件中的拼字錯誤」「只隱藏文件中的文法錯誤」。

然後在系統出現拼字錯誤時,選擇「略過一次」或乾脆「新增至字典」,例如 iPhone 這個拼法其實是可用的,就把它新增到字典,下次再打一樣的字就不會有紅底線了。

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Excel 小教室 - 學會表頭斜線繪製法,遇到兩欄以上的表頭也不怕

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在使用 Excel 製作表格的時候,如果自己或老闆不怎麼要求表頭那一格,那就讓它空白也沒差,反正內容看得懂就好,但通常還是會編輯一下吧(阿湯絕對不會說自己都空白),一般簡單的表格多半只有兩欄還算好處理,但碰到兩欄以上的複雜表格,步驟就比較多一點,可能有人還不知道這種表頭要用什麼來畫、怎樣弄比較好看,今天阿湯就針對超過兩欄的表格,來教大家怎麼手動畫斜線。

如何繪製兩欄以上的表頭

一般簡單的表頭,就像下圖一樣,可以用框線中的「繪製框線」在格子的對角拉一條線就好。

但遇到這種比較複雜的表格,表頭的斜線就要自己慢慢畫慢慢調整,接下來要畫一個五欄的表頭。

首先從上面到插入的地方,點「圖案」後往下選「線條」,選第一個平的沒有箭頭的線條。

然後將左上角作為起點,向每欄與表頭交接處畫線,邊拉要邊調整線條長度與位置。

總共四條線畫完,接下來在繪圖工具中的格式,找到「圖案外框」來改變線條的顏色,就看你喜歡用什麼顏色吧。

接著要加入表頭內的文字,從插入頁面找到「文字方塊」,通常表格都會使用水平(從左到右)的文字,點「水平文字方塊」。

在要加入文字的地方,點滑鼠左鍵就會出現可以編輯的文字方塊,打上要用的文字即可。

因為線是斜的,如果你覺得文字太正的很奇怪,可以在方塊內的格式選項中,找到旋轉,調整要轉的角度。

也可以從文字頁面改一下框內文字的字體和粗細,自行編輯到覺得 OK 就完成了。

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Word 小教室 - 別再用空白鍵了!使用「定位點」才能完整對齊上下文

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不管是學生還是上班族,微軟 Office 裡最常用的程式多半都是 Word,應該很多人第一次打資料也是用 Word 檔,而當我們在用 Word 處理文件的時候,一定會常常遇到文字需要對齊的狀況,不管是上下兩行還是好幾行,如果是連續按空白鍵,很難做到真正的「對齊」,Word 都用那麼久了,其實我們可以不要用那麼笨的方法,只要在尺規上加入「定位點」再搭配「Tab 鍵」,就可以將文章對得輕鬆又整齊。

如何使用定位點對齊文字

如果一份文件像下面這樣,有中文、英文、數字和符號就更不好對得整齊(當然阿湯是故意弄得更不整齊待會示範比較清楚)。

先將文章全選,再按「Tab」鍵,這樣待會比較好處理。

接著將滑鼠移到尺規上(記得要在版面右上角點開「尺規」圖示),往尺規的下緣,按一下滑鼠左鍵就會產生一個定位點,看有多少地方要對齊就增加多少定位點,預設是靠左定位,後面可以再自己改。

然後將滑鼠移到每一行沒對好的句子前,一個一個按「Tab」就會跑到「定位點」的左邊,這樣就整齊多了。

如果你手殘一直點錯地方,或是多加了不需要的點,就移到上面一樣用滑鼠左鍵把定位點往下拉掉就移除了,當你一移除,下面的文字就會回到沒定位的狀態。

在定位點上點兩下滑鼠左鍵就會開啟進階內容,包括停駐位置、對齊方式、前置字元等,如果再講究一點就在這裡修改細節吧。

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Excel 小教室 - 利用「格式化」功能,將單調的數據加上圖像

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如果你的工作常用到 Excel,一定免不了處理大大小小的表格,尤其行政管理方面的內部工作,各種五花八門的資料都用 Excel 檔處理,常常看得頭都痛了…其實你可以把這些表格圖示化,讓它們看起來立體一點,會比單純只有數字的內容更清楚也更好懂,也不容易眼花看錯,畢竟圖像比文字更好閱讀,只要簡單幾個步驟、改變一下設定就能讓表格一目瞭然。

如何「格式化」表格

一般表格大概像下面這個範例,只有單純的項目文字與數字,雖然這樣也不會看不懂,但我們可以讓它更清楚一點。

先全選接下來要處理的內容,假設我們要將數量這一欄的數字加上圖像,在常用頁面找到「設定格式化的條件」,點開到最下面「管理規則」。

點左上角新增規則。

規則類型預設就是第一項「根據其值格式化所有儲存格」不變,然後將樣式改選「資料橫條」,右邊「僅顯示資料橫條」如果勾選格子裡的數字會消失,所以阿湯沒選,然後看你想用什麼色彩顯示。

再確認一次內容,沒問題就點確定。

結果出來,數量欄位除了原本的數值還加上長條圖輔助,是不是更清晰?資料再多也能輕鬆處理。

如果這份表格還要給其他人看,或是怕主管有意見,就一樣從設定格式化的條件找到「清除規則」→「清除儲存格的規則」就會恢復原貌。

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Excel 小教室 - 如何將表格內的欄與列互換,改變資料的呈現方式

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快兩個禮拜沒出 Excel 小教室,竟然就有人催稿了,其實阿湯也是邊學邊分享,有什麼教得不好還請大家多多指教,今天要教的東西也很基本,有時候做資料碰到比較講究(龜毛)的主管,會對表格的呈現方式特別要求,橫列要放什麼、直排要放什麼,這也沒什麼不對,但如果等你都做完了才說,總不能通通重 Key 吧,修改方法很簡單,但不知道的人就真的不會知道,阿湯就來帶大家做一遍。

如何將表格欄列互換?

我們要處理的是這份露營工作分配表,假設要將組別這一行與物品列互換。

先將表格全選,按滑鼠右鍵「複製」。

再到空白處點右鍵「選擇性貼上」。

會出現貼上內容的所有選項,看到下面「轉置」那一格,打勾後按確定。

完成,是不是又快又簡單?不要傻傻的一個一個重用哦!

表頭是另外畫的所以不會複製過去,我們就重新畫,再稍微調整一下格子大小就很漂亮了。

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Word 小教室 - 如何建立下拉式清單?讓人直接選擇項目回填

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今天介紹的其實是之前「啟動文件保護功能限制編輯區域,讓部分內容只給特定人士修改」這篇的延伸版,簡單來說就是不讓其他人亂填之外,乾脆建立一個清單限制只有哪些項目可以選,讓收到檔案的人連打字都不用,直接選一選繳回即可,再加上前面教的限制編輯區域就能固定格式,維持內容整齊,填寫速度也更快,專門對付那些懶到不行,一聽到要交資料就哀哀叫的同事,一定覺得你超貼心的。

如何建立下拉式清單?

這項設定要使用的是「開發人員」這個功能,一般來說並不會出現在上方工具列,所以我們要先把它叫出來,開啟文件後,點開左上角檔案區找到最底下「Word 選項」。

然後在常用區,勾選「在功能區顯示開發人員索引標籤」,按確定。

「開發人員」就成功新增上去了。

接著就到開發人員區,將滑鼠游標移到要插入清單的地方,點「下拉式清單」

假設「血型」「星座」「生肖」這三項都要建立清單,就一個一個插入。

然後點「屬性」,新增清單內容。

在選項中填上顯示名稱和數值,基本上一樣就好沒什麼差別,點確定新增。

有多少選項就新增多少,可以視情況移動或修改,OK 就按確定。

清單建立成功!要填什麼直接選就對了,如果說自己的答案不在這些項目,就…不要理他。

然後記得在保護文件這邊,點進「限制格式設定及編輯」。

選擇編輯限制後,再輸入密碼強制保護就完成了。

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Word 小教室 - 當表格跨頁時,如何設定不留多餘的空白區塊?

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雖然 Excel 比較適合拿來做表格資料,但還是有很多人習慣用 Word 來處理,當然 Word 有 Word 的好處,至少版面比密密麻麻的 Excel 乾淨多了,不過在做表格的時候,如果內容很多需要橫跨頁面,常常會在跨頁的表格中間產生一片多餘的空白區塊,這樣真的蠻醜的,也浪費版面,不過改善的方式也超級簡單,只要加入一個設定就可以了。

如何設定表格跨頁不多留空白?

一般表格,碰到跨頁的時候就會在上下頁的表格資料間,留下一片空白,比範例大片的都有。

這時候只要將表格全選後,按右鍵「表格內容」。

出現視窗後,到「列」的地方,將選項「允許列超越頁分隔線」打勾,按確定。

完成!是不是好看多了?列印出來就會更明顯,漂亮的版面也會增加閱讀的舒適度,不要再被笑這麼簡單也不會弄了,快去設定吧。

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Word 小教室 - 如何在多頁表格中,建立重複的表頭?

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Word 的表格設定似乎很多人都不太熟悉,前幾天寫的「Word 小教室 - 當表格跨頁時,如何設定不留多餘的空白區塊?」獲得了廣大的迴響,今天再來教一招,其實也是非常簡單,平常做一份表單,只要跨到下一頁就沒有表頭了,如果不清楚表格內容在寫什麼就只能往上滑到首頁,不然就要自己複製貼上,這樣對於很多頁的大型表單實在很不方便,同樣的問題在 Excel 中只要凍結窗格就行了,在 Word 呢?

如何在跨頁表格建立重複表頭?

假設要設定的是這份表格,可以看到除了文字與格線,其他顏色也設計好了。

將要複製的表頭全選,點右鍵「表格內容」。

到了上一篇文章用過設定的地方,這次要將下面「標題列在每頁頂端時重複」打勾,點確定。

完成!字體和顏色也都跟首頁相同,當然這份表格才兩頁你要直接複製也行,但碰到很多頁的時候,還是用這招比較快吧。

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Word 小教室 - 按 Enter 鍵後產生的符號很多餘?你可以取消顯示

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在 Word 打字一般來說當你按下「Enter」鍵,就會出現一個淺灰色的符號,正確說法叫段落標記,但也有人叫它換行符號、段落符號或「Enter 產生符號」,在大家已經習慣它存在的前提下,其實要不要取消好像也沒什麼差,反正實際列印也不會印出來,但如果要擷取 Word 的畫面,例如阿湯做教學示範要用的圖片,版面就明顯不夠乾淨,如果你很在意的話,其實可以取消顯示,讓它不要出現就好。

如何取消「Enter 產生符號」?

一般 Word 檔就像下圖一樣,只要按「Enter」就會跑出那個灰灰的符號,其實沒什麼用處,要截圖的話也會很醜。

點開左上角檔案設定,到下面「Word 選項」。

在第二項「顯示」的地方找到「段落標記」,將它取消勾選,按確定。

完成,還你一個乾乾淨淨的版面。

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